Google Workspace-App
Zusammenfassung
Dieser Leitfaden enthält fünf wichtige Google-Empfehlungen für die Migration zu Google Workspace. Er beschreibt bewährte Tools, Ressourcen und Support sowie Erfahrungsberichte von Kunden, die erfolgreich migriert sind. Für Chief Information Officers (CIOs), die eine moderne Produktivitäts- und Kollaborationslösung suchen, bietet Google Workspace eine überzeugende Alternative zu herkömmlichen Tools für Unternehmen. 10 Millionen Kunden und 3 Milliarden Nutzer weltweit vertrauen auf Google Workspace und bieten Organisationen eine vertraute, moderne und intuitive Umgebung für Kommunikation, file Verwaltung, gemeinsame Dokumentenerstellung und mehr.
Warum Google
Arbeitsbereich? Eine kurze Zusammenfassung
Google Workspace kann Unternehmen jeder Größe und in nahezu jeder Branche dabei helfen, Sicherheit, Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern. Mit KI-gestützten Sicherheitsfunktionen und einer Cloud-nativen und Zero-Trust-Architektur verlassen sich Unternehmen auf Workspace, um ihre sensibelsten Daten zu schützen. Künstliche Intelligenz (KI), die in die Produktivitätssuite integriert ist, kann Unternehmen helfen, Zeit zu sparen und die Arbeitsqualität zu verbessern.
Durch die Verwendung von Google Workspace mit Gemini können Unternehmen jeder Größe KI sicher und in großem Maßstab einsetzen. Laut unserer aktuellen Studie über Unternehmenskunden, die Gemini verwenden, sparen Benutzer durchschnittlich 105 Minuten pro Woche, und 75 % der täglichen Benutzer geben an, dass dies die Qualität ihrer Arbeit verbessert. Unternehmen migrieren zu Workspace, um die Gelegenheit zur IT- und Kulturmodernisierung zu nutzen, Arbeitsabläufe für schnellere Entscheidungsfindung zu optimieren und Engpässe durch nahtlose Zusammenarbeit zu beseitigen.
Kapitel 1
Fünf wichtige Empfehlungen für eine reibungslose Migration zu Google Workspace
Die Migration auf eine beliebige Technologie ist ein vielschichtiger Prozess, der jedoch keine große Herausforderung darstellen muss. Jedes Jahr entscheiden sich Unternehmen auf der ganzen Welt für die Migration zu Workspace. Eine erfolgreiche Migration erfordert einen strategischen Ansatz, bei dem das Verständnis der Technologieumgebung und der Quelldaten im Vordergrund steht, potenzielle Risiken minimiert werden und bei dem berücksichtigt wird, dass das Änderungsmanagement für Mitarbeiter eine entscheidende Komponente für den Erfolg ist.
Jeder Migrationsvorgang ist einzigartig und der Zeitplan variiert je nach Datenvolumen und Komplexität des Unternehmens. Bei der Planung einer Migration ist es wichtig, zunächst die aktuelle Umgebung des Unternehmens sowie die spezifischen Anforderungen und Umstände sorgfältig zu berücksichtigen. Kunden profitieren häufig davon, den Prozess 1–2 Jahre vor dem Ende ihrer Lizenzvereinbarung mit einem Legacy-Anbieter zu starten.
Hier sind fünf Schritte, die Sie befolgen können, um diesen Prozess gemeinsam mit Ihrem Google-Account-Team und Ihrem ausgewählten Implementierungspartner zu starten.
Überprüfen und verstehen Sie die Quelldaten
Bewerten Sie Datentyp, -größe und -komplexität genau, um Herausforderungen vorherzusehen und den Migrationsansatz zu optimieren. Identifizieren Sie Ihre Datenverteilung, um herauszufinden, wie die Daten über das Quellsystem verteilt sind. Bedenken Sie, dass die Datenanforderungen der Organisation je nach Abteilung unterschiedlich sein können. Diese Anforderungen sollten Ihren Zeitplan und Ihre Strategie für die Migration beeinflussen. Gehen Sie proaktiv auf nicht unterstützte Datentypen oder strikte Einschränkungen in Google Workspace ein, um Störungen zu vermeiden.
Nutzen Sie Quellscans
Führen Sie eine umfassende Datenanalyse durch, indem Sie Scan-Funktionen wie Google Workspace Migrate nutzen, um tiefe Einblicke in die Quelldaten zu erhalten. Optimieren Sie den Migrationsprozess, indem Sie Arbeitslasten effektiv auf die Migrationsinfrastruktur verteilen und große Datensätze priorisieren. Sie können die Google Workspace-Migrationsproduktmatrix verwenden, um proaktiv nach Tools zu suchen, mit denen bestimmte Datentypen migriert werden können.
Planen Sie Ihren Migrationsansatz und beziehen Sie das Änderungsmanagement von Anfang an mit ein:
Bei der Planung einer Unternehmensmigration ist es wichtig, dass sich Ihr IT-Team, Ihr Google-Account-Team und Ihr Implementierungspartner auf die beabsichtigten Ergebnisse mit definierten Zielen und Vorgaben einigen. Einige Organisationen entscheiden sich möglicherweise für die Einführung von Google Workspace in Koexistenz mit bestimmten Legacy-Tools und Punktlösungen.
Andere entscheiden sich möglicherweise für eine vollständige Migration zu Google Workspace. Google unterstützt beide Migrationsmodelle. Eine vollständige Migration hilft Unternehmen jedoch dabei, die Vorteile und den Return on Investment von Workspace zu maximieren.
Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, wie ein Unternehmen seine Migrationsstrategie aufbauen kann, um seine Geschäftsziele zu erreichen, empfiehlt Google einen dreiphasigen Ansatz mit Kern-IT, Early Adopters und globaler Inbetriebnahme.
Von Google vorgeschlagener schrittweiser Migrationsansatz
Die drei Phasen der zentralen Bereitstellungsaktivitäten können normalerweise 3 bis 9 Monate dauern.
- Phase 1: Planung und Kern-IT. Bereitstellung nur für das Kern-IT-Team.
Diese Phase beginnt in Zusammenarbeit mit einem Partner, um die Bereitstellungspläne an die Best Practices von Google anzupassen und einen Erfolgspfad für das Gesamtprojekt zu erstellen. In dieser Phase wird das technische Design bestätigt und getestet, Integrationspunkte identifiziert und dem Team ermöglicht, sich mit Tools und Technologie vertraut zu machen. - Phase 2: Early Adopters: Bereitstellung für 5–10 % aller Benutzer. In dieser Phase wird die Migration validiert, der Änderungsverwaltungsplan getestet und Feedback zu Schulung und Kommunikation gesammelt, damit der Plan bei Bedarf angepasst werden kann, um die Anforderungen der Benutzer bestmöglich zu erfüllen.
- Phase 3: Global Go-Live Bereitstellung für alle Benutzer. Diese Phase bringt den Rest
der Organisation an Bord, führt umfangreiche Schulungen und Kommunikation durch und führt den Übergang zur langfristigen Einführung und Transformation durch. Wie im Bereitstellungshandbuch für große Organisationen beschrieben. Dieser Prozess dauert normalerweise 3–9 Monate und kann an die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. - Eine gut umgesetzte Änderungsmanagementstrategie ist für eine reibungslose und erfolgreiche Arbeitsplatzmigration unerlässlich. Indem Sie sich auf Kommunikation, Schulung und Support konzentrieren, können Sie Störungen minimieren, Mitarbeiter befähigen und die gewünschten Geschäftsergebnisse erzielen. Sie können diesen Leitfaden als Vorlage für Ihre Änderungsmanagementstrategie verwenden.
Priorisieren Sie die Datenmigration
Bestimmen Sie durch sorgfältige Planung und Überlegung die für die Inbetriebnahme wichtigen Daten Ihres Unternehmens und die nicht wichtigen Daten. Es ist nicht notwendig, alle Daten bis zum Inbetriebnahmedatum zu migrieren. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Migration wichtiger Daten, um eine erfolgreiche Inbetriebnahme sicherzustellen. Erwägen Sie die Migration nicht wichtiger Daten nach der Inbetriebnahme, um den anfänglichen Migrationsprozess zu optimieren.
Risiken proaktiv minimieren
Wenn Sie Herausforderungen vor einer Migration antizipieren, hilft das Ihrem Team, auf Kurs zu bleiben. Offene Kommunikation, proaktive Planung und ein Fokus auf Datenintegrität ebnen den Weg für eine reibungslose Migration.
Kapitel 2
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Equifax treibt den kulturellen Wandel voran, nachdem über 20,000 Mitarbeiter zu Workspace migriert sind.
Als eine von drei Kreditauskunfteien in den USA hilft Equifax jedes Jahr Millionen von Verbrauchern und Unternehmen, ihre finanziellen Ziele zu erreichen. Mit der Einführung von Google Workspace hat Equifax einen kulturellen Wandel in seinem gesamten Unternehmen vorangetrieben. Das Unternehmen migrierte die Daten von etwa 21,000 Benutzern, bevor es Workspace für Mitarbeiter in 20 Ländern bereitstellte. Durch den Einsatz von Technologie als Hebel half Equifax seiner Belegschaft, eine Kultur der Zusammenarbeit und Gemeinschaft zu fördern, was zu fast 100,000 Google Chat-Nachrichten pro Tag führte. Die Einfachheit und Sicherheit von Workspace und die Möglichkeit, von überall aus an Dokumenten zu arbeiten, haben Equifax dabei geholfen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren.
Brasilianische Regierungsinstitution migriert über 3.5 Millionen files zu Workspace in 2 Monaten
In Brasilien ist das Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) die Staatsanwaltschaft des Bundesstaates Amapá. Es handelt sich um eine Institution, die der brasilianischen Bundesverfassung unterliegt und sich der Verteidigung des Rechts, der Demokratie und der Interessen des Einzelnen und der Gesellschaft als Ganzes verschrieben hat. In 2 Monaten migrierte es 4 TB an Daten von mehr als 3.5 Millionen institutionellen files. MP-AP hat jetzt eine Serviceverfügbarkeit von 99.9 % und eine Akzeptanzrate von Google Workspace bei 90 % der Mitarbeiter. Das Unternehmen hat mehr Flexibilität für Remote-Mitarbeiter, einen einfacheren Dokumentenaustausch zwischen Teams und externen Stellen sowie eine bessere Kontrolle über die von der Agentur gespeicherten Daten erhalten.
LifeCell führt zur Effizienzsteigerung eine vollständige Migration für über 1,200 Mitarbeiter in weniger als 3 Monaten durch
LifeCell wurde 2004 gegründet und ist Indiens größte Stammzellen- und Gewebebank. Das Unternehmen ist ein wichtiger Anbieter von genetischen Screeningtests und ein führender Akteur in der zell- und gewebebasierten Therapie. LifeCell führte in weniger als 3 Monaten eine vollständige Migration auf Google Workspace für über 1,200 Mitarbeiter durch, die die Zusammenarbeitsfunktionen mit detaillierten Datenschutzeinstellungen transformierte. Google Workspace hat dem Unternehmen auch dabei geholfen, die Arbeitsabläufe vom Topmanagement bis zum Frontpersonal effizienter zu gestalten, indem Spam-Angriffe auf null reduziert wurden.
Innerhalb von 4 Monaten migrierte Humana 13,000 Benutzer zu Workspace, senkte die IT-Kosten und erhöhte die Sicherheit. Die benutzerfreundlichen Tools zur Zusammenarbeit in Google Workspace haben die Moral und Effizienz unter den 13,000 Außendienst- und Büromitarbeitern von Humana, einem führenden Anbieter von Pflegedienstleistungen in Finnland, Norwegen und Schweden, verbessert. Das IT-Team ist nun zuversichtlich, dass die bewährten Sicherheitsfunktionen von Workspace vertrauliche Kundendaten schützen, und Humana erwartet, dass die Migration zu Workspace die technischen Supportanfragen um mindestens 50 % reduzieren wird. Humana migrierte 22 TB Daten, darunter 55 Millionen E-Mails, 5.5 Millionen Dokumente und 4.5 Millionen Kalendereinträge.
Ich bin hundertprozentig davon überzeugt, dass das Humana-Team mit Google Workspace zufriedener und produktiver ist als mit unserer vorherigen Plattform. Und zusammen mit Chrom OS werden unsere Daten dadurch sicherer als je zuvor.“
Adam Nerell CIO, Humana
Colgate-Palmolive migriert 28,000 Benutzer in 6 Monaten zu Workspace
„Google Workspace stach heraus, weil es wirklich ein integriertes Toolset mit Single Sign-On und einem Verzeichnis ist. Google Workspace ist für die Cloud konzipiert und hat keine Vor-Ort-Altlasten. Wir waren davon überzeugt, dass Google weiterhin der größte Innovator in Sachen Cloud-Zusammenarbeit und ein Partner sein würde, mit dem wir wachsen können“, sagt Mitch Cohen, Director of Collaboration beim globalen Konsumgüterunternehmen Colgate-Palmolive. In nur drei Monaten nutzten mehr als 94 % der Nutzer aktiv Google Drive und in nur einem Monat wurden über 57,000 Stunden Google Meet-Sitzungen durchgeführt. Jetzt hat jeder von der Führungsebene bis zur Poststelle bei Colgate ein Google Workspace-Konto und nutzt es täglich.
Kapitel 3
Migrationstools und -ressourcen von Google
Während einer Migration können Organisationen auf eine Reihe von Erst- und Drittanbieter-Tools, -Prozessen und -Support von Google zugreifen, um den Prozess von der Planung bis zur Durchführung zu vereinfachen.
Ihr Workspace-Kundenbetreuer
Wenden Sie sich zunächst an Ihren Google Workspace-Kundenbetreuer, der eng mit unserem Partner-Ökosystem zusammenarbeitet und Ihnen während der Umstellung eine Reihe von End-to-End-Diensten anbietet. Zu diesen Diensten gehören Beratung, technisches Account-Management, Änderungsmanagement, Aktivierung und Schulung, Transformationslabore und mehr. Ihr Kundenbetreuer arbeitet mit Ihnen zusammen, um den richtigen Partner für Ihre Migrationsanforderungen zu finden.
Partner-Angebote
Unser umfangreiches Netzwerk aus Managed Services und Implementierungspartnern hilft Kunden bei der Auswahl einer für sie geeigneten Lösung und leitet die gesamte Migration und Bereitstellung. Unsere Partner begleiten viele Organisationen auf ihrem Weg zum Workspace und bringen jahrzehntelange Erfahrung in der Unterstützung großer Kunden mit bis zu 200,000 Mitarbeitern mit.
Google Workspace unterhält strategische Partnerschaften mit Partnern in allen Regionen. Technologiepartner (ISVs) unterstützen den Datenmigrationsprozess und stellen die Verbindung zum Reseller-Partner des Unternehmens her. In Zusammenarbeit mit Ihrem Account Manager erstellt Ihr ausgewählter Partner mit Ihnen einen detaillierten Plan für jede der von Google empfohlenen Phasen. Diese Phasen können Entdeckung, Strategiesitzungen, Aktivierung, Schulung und Demos von der Planung bis zur Bereitstellung und darüber hinaus umfassen. Die vollständige Liste der Partner finden Sie hier.
Professionelle Dienstleistungen
Darüber hinaus kann Ihr Kundenbetreuerteam Google Professional Services als Ergänzung zu Ihrem Servicepartner in Anspruch nehmen und den Bereitstellungsprozess mit einer zusätzlichen Ebene an technischer Unterstützung sowie Änderungsmanagement- und Governance-Support absichern. Dieser Support kann den Zugang zu Expertenberatern, Best Practices, eine Verbindung zum Google-Produkt- und Entwicklungsteam umfassen, um den Erfolg wichtiger Implementierungsmeilensteine und mehr sicherzustellen. Die vollständige Liste der von Google Professional Services angebotenen Dienste finden Sie hier.
Unsere Teams haben eine spezielle Methodik und Tools entwickelt, um Kunden von der Planungsphase bis zur erfolgreichen Einführung durch die Migration zu begleiten. Zum BeispielampMit Google Workspace Migrate können Sie umfangreiche Migrationen in mehrere Google Workspace-Kerndienste von einem einzigen Ort aus verwalten. Wir bieten detaillierte Dokumentationen und Bereitstellungsleitfäden, die Ihnen bei der Auswahl der besten Option zum Verschieben Ihrer E-Mails, Kalender, Kontakte, Ordner, files und Berechtigungen in Google Workspace. Wir haben Ressourcen zusammengestellt, die Ihnen bei jedem Schritt helfen, darunter:
- Ressourcen zur unternehmensweiten Bereitstellung und unser Bereitstellungsleitfaden für große Organisationen. Organisationen können diese Ressourcen zum Änderungsmanagement und technische Leitfäden verwenden, um Google Workspace in großen Organisationen einzuführen. Folgen Sie unserem 90-tägigen Einführungsplan, um Ihren Benutzern Google Workspace vorzustellen, Dienste und Datenmigration zu testen und Ihre gesamte Organisation erfolgreich umzustellen.
- Technische Bereitstellungsleitfäden und Migrationsleitfäden für eine ausführliche Anleitung. Diese Ressourcen bieten detaillierte, umfassende Informationen zu detaillierteren Themen, wie etwa der Datenmigration von Microsoft Outlook zu Google Workspace und mehr.
Google Workspace bietet Unternehmen moderne Tools für die Zusammenarbeit und eine sichere Cloud-Umgebung. Mit einem strukturierten Ansatz, bewährten Tools und Expertenunterstützung ist die Migration ein überschaubarer Prozess. Lassen Sie Google Workspace dabei helfen, das volle Potenzial Ihrer Belegschaft auszuschöpfen.
Dokumente / Ressourcen
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Google Workspace-App [pdf] Benutzerhandbuch Arbeitsbereich-App, Arbeitsbereich, App |