Der ultimative Leitfaden für
Migration zu SharePoint
Online und vor Ort
GESCHRIEBEN VON | Richard Harbridge und Kanwal Khipple

Migration zu Sharepoint Online und On Prem

WHITEPAPER
Sie werden unsere Arbeitsweise lieben. Zusammen.™

Der umfassende Leitfaden zur Migration zu SharePoint Online und SharePoint 2019

Sie werden unsere Arbeitsweise lieben.
ZUSAMMEN.

EINFÜHRUNG

Mit Microsoft 365 und SharePoint Online stellt Microsoft eine moderne Plattform bereit, die es Unternehmen ermöglicht, ihren eigenen maßgeschneiderten digitalen Arbeitsplatz aufzubauen. Die Anwendungen und die umfangreichen Funktionen, die Microsoft 365 bietet, können gemeinsam genutzt werden, um eine Umgebung zu schaffen, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Organisationen, ihren Unternehmenseinheiten und ihren Mitarbeitern zugeschnitten ist.
Da viele neue und aufregende Funktionen in älteren Versionen von SharePoint nicht verfügbar sind, denken viele Unternehmen über eine Migration von ihrer alten Umgebung auf Microsoft 365 und SharePoint Online nach. Wer SharePoint in seiner eigenen gehosteten Umgebung hosten möchte oder muss, kann auf SharePoint 2019 migrieren.
Unabhängig von der vorgesehenen Zielumgebung ist die Migration einer vorhandenen Umgebung nie ein einfaches Unterfangen und erfordert viel Planung und Vorbereitung. Aufgrund der langjährigen Erfahrung unserer Mitarbeiter mit SharePoint-Migrationen für verschiedene Organisationen wissen wir, dass eine gründliche und umfassende Planung ein entscheidender Schritt zum Erfolg ist.
Dieses Whitepaper bietet Anleitungen und Best Practices für Migrationen von früheren Versionen von SharePoint zu Microsoft 365 und SharePoint Online sowie SharePoint 2019.

GESCHÄFTSTREIBER FÜR DIE MIGRATION

Irgendwann führt jeder ein Upgrade durch (oder er verlässt die Plattform). Daher denken wir, dass es immer gut ist, darüber zu sprechen, warum Unternehmen ihre Upgrades beschleunigen oder wo sie (hinsichtlich der Arbeitsbelastung) ein „frühes“ Upgrade/eine „frühe“ Migration für SharePoint in Betracht ziehen.
Warum führen Menschen also ein Upgrade oder eine Migration durch? Es ist erwähnenswert, dass interner und externer Druck auf die IT-Abteilung besteht, ihre Technologie zu aktualisieren.

Interner Druck:

• Intern befinden wir uns immer in einem Kreislauf, in dem wir mit weniger mehr erreichen. Oft bieten Upgrades viele Möglichkeiten, Dinge optimierter oder effizienter zu erledigen und so den steigenden Anforderungen an die IT gerecht zu werden.
• Die lokale Wartung alter Technologieversionen wie SharePoint kann eine Herausforderung sein. Es ist derzeit äußerst schwierig, Leute zu finden, die Erfahrung oder Kenntnisse beispielsweise in SharePoint 2007/2010/2013/2016 haben (und damit arbeiten möchten). Das ist schwierig, weil es damals noch weniger SharePoint-Experten gab, vor allem aber, weil erfahrene und kompetente Profis mit den neuesten Versionen arbeiten wollen.
• Häufig bieten Upgrades (insbesondere SharePoint-Upgrades) eine verbesserte Unterstützung für Standards oder neuere Technologien. Im Fall von SharePoint können die verbesserte Browserunterstützung, die Unterstützung mobiler Geräte und die Windows-/Office-Integration entsprechende Upgrades oder die wachsenden Anforderungen unterstützen, die sich aus neuen Technologien am Arbeitsplatz ergeben.
• Die Mitarbeiter nutzen moderne web Sie nutzen Technologien in ihrem Privatleben, und da sich diese Technologien weiterentwickeln, erwarten die Mitarbeiter, dass das Unternehmen mit den neuen Technologien Schritt hält.

Externer Druck:

• Auf dem Verbrauchermarkt haben wir viele Optionen und steigende Erwartungen an Technologie, Benutzererfahrung und Benutzerfreundlichkeit. Dadurch entsteht ein erheblicher Druck auf die IT, reaktionsfähiger zu sein und Upgrade-Zyklen intern zu beschleunigen (um wettbewerbsfähige Angebote und Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen). Dies wird besonders deutlich, wenn Führungskräfte in Organisationen die IT umgehen und sich für SaaS (Software as a Service) oder alternative Technologien entscheiden, die möglicherweise zunächst von der Unternehmens-IT genehmigt werden oder auch nicht.
• Mobilgeräte, Tablets und der Druck auf Remote-Geräteunterstützung sind in erster Linie auf den zunehmenden Komfort und die zunehmende Abhängigkeit dieser Tools in der Verbraucherwelt zurückzuführen. In BYOD-Umgebungen (Bring Your Own Device) steigt der Druck der IT-Abteilung, Support und Optionen für Geräte bereitzustellen, die in der Vergangenheit möglicherweise nicht unterstützt oder in Betracht gezogen wurden.
• Die Art und Weise, wie wir heute alle arbeiten, hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Sogar Organisationen, die in der jüngeren Vergangenheit auf die Nachfrage nach mobilen Arbeitskräften verzichtet haben, stellen ihr Geschäft auf die Einbindung mobiler Arbeitskräfte um. Einige Organisationen haben sogar ihre Büros zugunsten mobiler Büros oder Home-Office-Möglichkeiten aufgegeben. Diese Veränderungen erfordern, dass ein Unternehmensintranet diese unkonventionelle neue Arbeitsweise unterstützen kann.

2.1. Bessere Benutzererfahrungen
Auch wenn die älteren Versionen von SharePoint genau das richtige Maß an Funktionalität bieten, um den Anforderungen gerecht zu werden, sollten wir bedenken, dass ihre Benutzeroberfläche vor vielen Jahren entworfen wurde. Die Entwicklung von Benutzeroberflächen ist ein sich schnell entwickelnder Prozess. Die meisten von uns nutzen mehrere Internetplattformen für verschiedene Zwecke (wie Facebook, Twitter, LinkedIn – um nur einige zu nennen). Die Anbieter dieser Plattformen arbeiten mit Hochdruck daran, ihre Benutzeroberflächen auf dem neuesten Stand zu halten oder sogar moderne UI-Elemente zu integrieren. Als Nutzer dieser Internetplattformen sind wir alle an moderne Benutzeroberflächen und deren Art und Weise gewöhnt, Funktionen effizient und benutzerzentriert bereitzustellen. Wenn eine Organisation weiterhin eine ältere Version von SharePoint verwendet, wird es Probleme mit der Benutzerakzeptanz, der Effizienz und fehlenden Funktionen geben. Was bei der Einführung des Unternehmens-Intranets hervorragend funktionierte, mangelt es heute an Funktionalität und Effizienz.
Im Hinblick auf die Benutzererfahrung gibt es hauptsächlich zwei Gründe, warum Unternehmen über eine Migration auf Microsoft 365 oder SharePoint 2019 nachdenken sollten:

• Benutzerakzeptanz/Benutzerzufriedenheit: Die Mitarbeiter einer Organisation nutzen ein Unternehmensintranet, um ihre täglichen Geschäfte zu verwalten. Für sie ist ein Unternehmensintranet eher ein Tool, und dieses Tool sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Es sollte eine ähnliche Benutzeroberfläche bieten wie die meisten der zuvor genannten Internetplattformen. Mit anderen Worten: Dieses Tool sollte die heute allgemein anerkannte Benutzeroberfläche übernehmen, da jede erhebliche Abweichung in der Benutzeroberfläche zusätzliche Kosten verursacht und zu Frustration – im Extremfall sogar zur Abwanderung von Fachkräften – führen kann.
• Funktionalität/Effizienz: Wenn eine Organisation ein Unternehmensintranet als Tool für alle Mitarbeiter bereitstellt, sollte dieses Tool auf dem neuesten Stand sein, um die Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Man könnte meinen, dass es keine Rolle spielt, ob das Hochladen eines Dokuments in einer modernen Umgebung drei Klicks erfordert, im Vergleich zu fünf Klicks in der bestehenden Umgebung. Doch genau diese beiden Klicks machen den Unterschied zwischen Oldschool und Effizienz aus. Mit anderen Worten: Diese knappen zwei Klicks werden die Benutzerfreundlichkeit und Benutzerakzeptanz dramatisch verbessern.

2.2. Bessere Unterstützung von Geschäftsprozessen
Ein Unternehmensintranet ist kein eigenständiges Tool mehr, das in Verbindung mit anderen Systemen verwendet wird. Heutzutage sind Unternehmensintranets eher ein digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter, und dieser digitale Arbeitsplatz muss auch Geschäftsprozesse einbeziehen oder unterstützen. Zum BeispielampDaher sollte die Verwaltung von Aufenthaltsorten oder Urlaubsanträgen von Mitarbeitern nicht auf ein externes System innerhalb des Unternehmensnetzwerks ausgerollt werden. Der Grundgedanke eines modernen digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, Geschäftsprozesse möglichst nahtlos in das Tagesgeschäft der Mitarbeiter zu integrieren, um störende Kontextwechsel zu vermeiden.
Ältere Versionen von SharePoint boten eine gewisse Unterstützung für die Integration von Geschäftsprozessen. Im Vergleich zu den Möglichkeiten, die Microsoft 365 oder SharePoint 2019 bieten, fällt die Geschäftsprozessunterstützung älterer Versionen gering aus. Lassen Sie uns Power Automate als Ex verwendenample. Mit Power Automate können Sie Microsoft 365 und SharePoint ganz einfach mit einem externen System verbinden, um Daten auszutauschen. Mit älteren Versionen von SharePoint war dies viel schwieriger zu erreichen. Sie müssten BCS (Business Connectivity Services) verwenden, um externe Verbindungen zu konfigurieren, die nur begrenzte Funktionalität bieten.
Für ein Unternehmen ist der ROI (Return of Invest) ein entscheidender Faktor. Angenommen, Unternehmen möchten ihre Version eines maßgeschneiderten digitalen Arbeitsplatzes einführen, um ihre Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Dann sollte eine Plattform gewählt werden, die eine möglichst nahtlose Integration von Geschäftsprozessen bestmöglich unterstützt – und hier spielen moderne Plattformen wie SharePoint 2019 oder Microsoft 365 ihre Vorteile austages.

2.3. Bessere Unterstützung für die Zusammenarbeit
Früher arbeiteten Mitarbeiter mehr oder weniger alleine daran, ein bestimmtes Ziel oder einen Meilenstein zu erreichen. Heute wissen wir, dass dieser Arbeitsstil nicht die beste Effizienz brachte und nicht die Solidarität (Wir-Gefühl) innerhalb einer Organisation förderte. Teamarbeit hat sich als effizienter erwiesen – auch wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Ein moderner digitaler Arbeitsplatz muss Teams und Teamarbeit unterstützen, und da Teamarbeit ein sehr flexibler und agiler Arbeitsstil ist, muss ein moderner digitaler Arbeitsplatz auch flexibel sein. Wenn Unternehmen weiterhin ältere Plattformen nutzen, die kaum flexible Teamarbeit unterstützen, werden Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Steigerung der Benutzerzufriedenheit vertan.
Kollaborationsbereiche, die perfekt auf die Bedürfnisse von Teams zugeschnitten sind, sparen Kosten durch Effizienzsteigerung. Die Planung und Einrichtung eines solchen maßgeschneiderten Kollaborationsbereichs ist zwar mit einigen Kosten verbunden, der ROI ist jedoch schon nach kurzer Zeit erkennbar. Ältere Versionen von SharePoint liegen weit hinter dem Potenzial von Microsoft 365 zurück, was ein weiterer Grund ist, warum Unternehmen über eine Migration nachdenken.

2.4. Bessere Unterstützung für mobile Geräte
Wenn es einen Technologiebereich gibt, der sich am schnellsten weiterentwickelt hat, dann sind das mobile Geräte. Heutzutage sind in Büros deutlich mehr mobile Geräte als Desktop-PCs im Einsatz. Viele von uns nutzen sogar mehrere Mobilgeräte. Ein Ende dieses Trends ist nicht in Sicht. Im Gegenteil: Mobile Geräte werden bald leistungsfähiger sein als die meisten heutigen Desktop-Computer. Hardware-Hersteller denken sogar über Smartphones nach, die leistungsstark genug sind, um als Desktop-Computer für Büroarbeiten genutzt zu werden.
Die Zahl der mobilen Mitarbeiter nimmt von Jahr zu Jahr zu und der uneingeschränkte Zugriff auf ein Unternehmensintranet mit mobilen Geräten ist zu einem Muss geworden. Ältere Versionen von SharePoint bieten eine gewisse mobile Unterstützung, und aus technischer Sicht könnte diese mobile Unterstützung verbessert werden. Dennoch gibt es in den meisten Fällen kaum eine Rechtfertigung für die damit verbundenen Kosten. Oft ist es viel kosteneffizienter, auf Microsoft 365 oder SharePoint 2019 zu migrieren, um von der enormen mobilen Unterstützung zu profitieren, die diese beiden Plattformen sofort einsatzbereit bieten.

2.5. Reduzieren Sie die Kosten für die Hardwarewartung
Frühere Versionen von SharePoint mussten auf dedizierten Servern installiert werden, die in Serverfarmen gruppiert waren. Diese Server benötigen viel Wartung, um sie betriebsbereit zu halten. Sie verschlangen viel Energie und erforderten ständige Anstrengungen zur Verwaltung von Backups. Dies wird sich bei der Migration zu SharePoint 2019 nicht ändern, aber Unternehmen werden ihre Hardware-Wartungskosten bei der Migration zu Microsoft 365 drastisch reduzieren.

2.6. Verbesserung der Sicherheit
Viele Unternehmen glauben, dass ihre Daten und Dokumente in ihrer Umgebung sicherer sind, als wenn sie in der Cloud gespeichert wären. In Wirklichkeit ist das Gegenteil der Fall. Microsoft investiert viel Geld und Personal in die Sicherung seiner Cloud-Umgebung sowie der Daten und Dokumente seiner Kunden. Kaum ein Unternehmen kann vergleichbar viel Aufwand und Ressourcen in die Sicherung seiner lokalen Umgebung investieren. eCloud-Hosting ist das Kerngeschäft von Microsoft (Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Azure) und es liegt im entscheidenden Interesse von Microsoft, die Umgebung so sicher wie möglich zu halten. Im Vergleich zu den Anfangsjahren des Cloud-Hostings sind die in Microsoft 365 gespeicherten Daten und Dokumente heute viel sicherer als in den meisten (wenn nicht allen) lokalen Umgebungen.

WICHTIGSTE ÜBERLEGUNGEN ZUR MIGRATION

Sobald die Planung abgeschlossen ist und die Pläne mehrfach überprüft wurden, wird Ihre Organisation mit den Migrationsaktivitäten und der Migrationsdurchführung fortfahren. Die Migration von Inhalten von einer Umgebung in eine andere ist nicht so einfach wie die Migration files von einem Ordner in einen anderen Ordner. Wenn wir die Migration von Daten in einem professionellen Umfeld planen, müssen wir darüber nachdenken, wie wir die Daten am besten und mit der geringsten Unterbrechung des Geschäftsbetriebs migrieren können. Der folgende Abschnitt dieses Dokuments bietet einen Überblickview einer der häufigsten Migrationsüberlegungen.

3.1. Wichtige Migrationsfragen, die Sie früh und oft stellen sollten
Bei der Planung Ihrer Migration werden Sie versuchen, wichtige Fragen zu beantworten. Im Folgenden finden Sie einige der übergeordneten Fragen, die Sie berücksichtigen sollten (und warum die Migration möglicherweise komplizierter ist als zunächst angenommen).

• Erfordert Ihre Migration eine Neuorganisation oder Optimierung der Informationen?
  o Eine technische Migration ist oft einfacher zu planen, zu verwalten und die Kosten zu kontrollieren.
  Allerdings können geschäftliche Interaktion, Genehmigung und Engagement, die bei Optimierungs- und Umstrukturierungsarbeiten erforderlich sind, oft zu einem komplexen Umfang und schwer zu verwaltenden Budgets führen.
• Können Sie die Arbeit, die sich auf die Neuorganisation/Optimierung konzentriert, von der technischen Arbeit trennen?
  o Wann findet Ihr nächstes Upgrade/Migration statt? Auch in Zukunft wird eine weitere Optimierung erforderlich sein, selbst wenn Microsoft 365 zum Einsatz kommt. Die meisten Unternehmen veranschlagen diese laufenden Kosten als eine Art Wissenssteuer, die das Unternehmen alle paar Jahre zahlt, um das Beste aus seinem im Laufe der Zeit gewachsenen geistigen Eigentum herauszuholen Organisation. Um es navigierbarer, auffindbarer und anwendbarer zu machen.
• Wie groß ist die Inhaltsmenge, die migriert werden muss?
  o Dies erfordert das Verständnis der Dokumente und der Listen, Bibliotheken, Strukturen, Lösungen und mehr. Wissen Sie, welche Inhalte in Ihrer Organisation vorhanden sind?
• Welche Arten von Inhalten sind in Ihrem aktuellen System gespeichert?
• Wo und wie werden Inhalte gespeichert?
• Wie werden Inhalte derzeit zu Ihrem System hinzugefügt?
  o Achten Sie auf die Scan- und Erfassungsintegration, da es sich um eine typische Komplexität handelt, die oft übersehen wird.
• Verwendet Ihr aktueller Ansatz viele Ordner anstelle von Metadaten?
• Wie flach ist die Struktur heute (für die Möglichkeit, Wissenssammlungen reaktiv neu zu organisieren und zu optimieren)?
  o Wenn Unternehmen in Microsoft 365 von „Klassisch“ auf „Modern“ umsteigen, müssen viele Websitestrukturen von verschachtelten Unterwebsites auf eigene Websitesammlungen reduziert werden. Diese ergänzen Hub-Sites als Organisationsform, bieten mehr Flexibilität, Suite-Funktionen wie Microsoft Teams und mehr.
• Wie wird Sicherheit heute verwaltet und gehandhabt?
  o Im weiteren Verlauf ist es immer besser, AD-Gruppen anstelle von SharePoint-Gruppen zu verwenden.
  Dies ist in Microsoft 365 noch ausgeprägter, wo Azure/Microsoft 365-Gruppen für eine konsistente Mitgliedschaft in allen Diensten verwendet werden können und durch Konfigurationen wie dynamische Berechtigungen, die automatisch basierend auf AD-Attributen usw. angewendet werden, erweitert werden können.
• Wie werden externe Benutzer verwaltet und wie greifen sie heute auf Ressourcen/Inhalte zu?
• Über welche Aufbewahrungsrichtlinien verfügen Sie ggf.? Können Inhalte zurückgelassen oder entfernt werden? Wie migrieren Sie diese Richtlinien und stellen die Konsistenz zwischen den beiden Umgebungen hinsichtlich der Verwaltung von Aufzeichnungen und Aufbewahrung sicher? Wissen Sie, wie Sie mit den Lebenszyklen von Inhalten umgehen und wie Sie damit umgehen werden?
• Wissen Sie, wie häufig referenzielle, zusammengesetzte oder extern verlinkte Dokumente heute verwendet werden?
  o Zum BeispielampWenn Sie also einen Link zu einem anderen Excel-Dokument haben, kann es sein, dass nach der Migration eine weitere Verarbeitung oder manuelle Korrektur erforderlich ist, damit die Arbeitsmappe wie gewünscht funktioniert.

3.2. Migrationsansätze
Wenn man über Migrationsansätze nachdenkt, fallen einem normalerweise zuerst zwei Ansätze ein.
Obwohl die folgenden Ansätze am häufigsten verwendet werden, gibt es weder das eine noch das andere.
Welcher Migrationsansatz für eine bestimmte Organisation am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab – wie der Datenmenge, der internen Struktur oder dem Arbeitsstil. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Organisationen das Beste aus beiden Welten nutzen und einen Migrationsansatz etablieren, der auf den grundlegenden Ideen der ersten beiden der folgenden Ansätze basiert.

All-At-Once-Ansatz
Dieser Ansatz wird oft auch als „Urknall-Ansatz“ bezeichnet. Dies bedeutet, dass die Migration in einem einzigen Schritt durchgeführt wird. Als Example, an einem Freitagnachmittag wird das bestehende System für alle Mitarbeiter in den Nur-Lese-Modus geschaltet. Die Migration und die Verifizierung werden am Wochenende durchgeführt und am Montagmorgen können alle Mitarbeiter ihre Arbeit mit dem neuen System fortsetzen. Dies ist ein geeigneter Ansatz für kleinere Organisationen mit kleineren zu migrierenden Datenmengen.
Als Faustregel können wir davon ausgehen, dass etwa 5 GB/h nach SharePoint Online migriert werden können (abhängig von der tatsächlichen Internetleistung). Dies wird geschätzturlDie Übertragungsrate ist der limitierende Faktor für diese Art von Migrationsansatz. Obwohl es Techniken zur Verbesserung der Migrationsgeschwindigkeit gibt, kann es oft außerordentlich schwierig sein, die Drosselungseinschränkungen von Microsoft 365 zu überwinden, insbesondere wenn der Zielmandant, zu dem Sie migrieren, bereits verwendet wird.

Phasenweiser Ansatz
Im Gegensatz zum vorherigen Ansatz wird beim schrittweisen Ansatz eine Unternehmenseinheit nach der anderen migriert. Als Example: Zunächst wird die Personalabteilung auf die neue Plattform migriert. Nachdem die Personalabteilung erfolgreich migriert wurde, folgt die Migration der Marketingabteilung – und so weiter. Das Ziel besteht hier darin, den Inhalt in Sammlungen oder Stapel aufzuteilen, die in einer vorgeplanten Phasenreihenfolge migriert werden. Dieser Ansatz bietet sich an, wenn die Menge für den All-At-Once-Ansatz zu groß ist und das alte und das neue System eine Zeit lang parallel genutzt werden sollen. Im Vergleich zum All-at-once-Ansatz erfordert dieser Ansatz eine umfangreichere Planung, insbesondere wenn Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen.

Inkrementelle oder Delta-Migration
Unabhängig vom Migrationsansatz wird häufig eine Delta- oder inkrementelle Migration verwendet. Dies ist auch äußerst wichtig, wenn die zu migrierende Datenmenge zu groß ist und während der regulären Geschäftszeiten überprüft werden muss. Im Wesentlichen arbeiten Benutzer weiterhin mit dem alten System, während die zuvor migrierten Inhalte weiterhin überprüft werden. Nachdem die erste Inhaltssammlung migriert und verifiziert wurde, muss in einem zweiten Durchgang nur noch das Delta (d. h. der Inhalt, der während der Verifizierung der ersten Inhaltssammlung erstellt oder geändert wurde) migriert werden.
Um die Datengenauigkeit und Vollständigkeit der Migration sicherzustellen, muss die Quellumgebung früher oder später auf schreibgeschützt gesetzt werden und während der endgültigen „Delta“- oder inkrementellen Migration dürfen keine Änderungen zulässig sein. Normalerweise ist die Inhaltsmenge der zweiten Sammlung im Vergleich zur ersten Sammlung viel kleiner, was bedeutet, dass die zweite Sammlung während der regulären Geschäftszeiten oder in weitaus kürzerer Zeit migriert werden kann.
Die meisten professionellen Migrationstools bieten integrierte Unterstützung für Delta-Migrationen. Sie können die kürzlich aktualisierten Inhalte migrieren, ohne Inhalte migrieren zu müssen, die sich zwischen der letzten Migration und der letzten Delta-/Inkrementellen Migration scheinbar nicht geändert haben.
Unabhängig davon, welchen Ansatz Sie wählen, ist es wichtig, einen schrittweisen und detaillierten Plan für die Migration selbst zu entwickeln. Basierend auf Bewertungsaktivitäten legen Sie für jeden Content-Batch fest, wie dieser in der Planungsphase für die Migration selbst gehandhabt werden soll.

Migrationsstrategie und -planung

Bei der Migration zu Microsoft 365 und SharePoint online ist der gewählte Ansatz in allen Organisationen oft sehr ähnlich, da es Phasen voller taktischer Aktivitäten für jede Migration von der Bewertung bis zur Nachmigration gibt. Dies gilt auch für die meisten SharePoint Server-Migrationen. Häufig wird der Upgrade-unterstützte Prozess nicht verwendet, um die Kosten für zusätzliche Hardwarekonfiguration und -einrichtung für den Wechsel von älteren Versionen von SharePoint Server zu neueren Versionen zu vermeiden (da jede Version ein Upgrade von der letzten unterstützt).
Als Example, was folgt, ist ein einfaches Diagramm, das den typischen Ablauf der meisten SharePoint Online-Migrationen darstellt.

Abbildung 1 – Sample Migrationsprozess

Während die Konzentration auf taktische Überlegungen von entscheidender Bedeutung ist, kommt es auch darauf an, die richtige Strategie und Ausrichtung zu haben. Dieser Abschnitt wird wiederholtview Erläutern Sie jede „Phase“ einer typischen Migration und skizzieren Sie wichtige Überlegungen, Best Practices und mehr, damit Ihr Unternehmen bei der Migration zu SharePoint Online und Microsoft 365 besser vorbereitet und erfolgreicher ist.
Bedenken Sie, dass Sie bei einer Migration möglicherweise eher auf Rollen als auf Phasen basieren. Wie das Bild unten zeigt, können Sie den Migrationsablauf immer noch im Voraus planen und durchdenken, basierend darauf, wer was während des Migrationsprozesses tut. Der Kürze halber werden wir unsere Anleitung auf die Phasenaktivitäten konzentrieren und nicht auf die vielen Rollen/Ansätze, die Unternehmen heute für Migrationen verwenden.

Abbildung 2 – Sample Von File Zugeordnete Migrationsschritte für die Migration teilen

4.1. Bewertungsphase
Jede Migration muss mit einer Bewertung beginnen, da Sie genau wissen müssen, was migriert werden soll, um die Migration zu planen und vorzubereiten.
Aus einer vereinfachten und übergeordneten Perspektive müssen wir die zu migrierenden Inhalte identifizieren und entscheiden, die Priorität festlegen (sowohl basierend auf der geschäftlichen als auch der technischen Komplexität/Herausforderung), wer Eigentümer der Inhalte ist und die Inhalte selbst. Schließlich ist es wichtig, nicht zu vergessen, dass auch die Zielumgebung von Microsoft 365 auf ihre Bereitschaft geprüft werden sollte.

Wie in den folgenden Abschnitten dargelegt wird, muss noch viel mehr beurteilt werden als nur die Größe der Sammlung, die migriert werden soll.

4.1.1 Bewertung der Standortstruktur
Bei der Site-Struktur-Bewertung geht es darum, eine Momentaufnahme der Site-Struktur des bestehenden Portals zu erstellen. Aber diese Einschätzung endet hier nicht. Nachdem die bestehende Standortstruktur bewertet wurde, muss sie häufig aktualisiert oder angepasst werden, um Unternehmensänderungen oder andere Anforderungen widerzuspiegeln. Viele Organisationen nutzen diese Gelegenheit, um die bestehende Site-Struktur zu aktualisieren, insbesondere wenn die bestehende Site-Struktur vor vielen Jahren erstellt wurde. Wenn Organisationen über eine andere Site-Struktur nachdenken, sollten sie die neuesten Empfehlungen von Microsoft zu Site-Sammlungen in SharePoint befolgen. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Unterseiten nach Möglichkeit vermieden werden sollten. Anstatt eine verschachtelte Unterwebsitestruktur zu erstellen, empfiehlt Microsoft die Verwendung mehrerer Websitesammlungen. Die logische Struktur wird nicht mehr durch eine Beziehung zwischen übergeordneter Site und untergeordneter Site angewendet, sondern durch die logische Struktur, die auf die Navigation angewendet wird.
Die neuen SharePoint Hub-Sites können auch eine logische Site-/Untersite-Struktur erstellen, während unter der Haube eine flache technische Site-Struktur erstellt wird. Der Ansatz der „Multiple Site Collections“ hat klare VorteiletagEs geht um Flexibilität und Handhabbarkeit.
Wenn die Site-Struktur vor der Migration aktualisiert wird, ist eine Zuordnungstabelle obligatorisch, die die vorhandene Site-Struktur der neuen/aktualisierten Site-Struktur zuordnet.
Das Ergebnis dieser Bewertung ist eine Liste aller Standorte und deren Zugehörigkeit URLs, eine Beschreibung, die zum Erstellen der Site verwendete Vorlage, der Site-Eigentümer und ein Indikator dafür, dass eine Site als Hub-Site verwendet wird.
Die beste Option zum Erstellen einer Liste aller vorhandenen Websites ist die Verwendung eines PowerShell-Skripts, das alle Websitesammlungen und alle Websites durchläuft. Der Vorteil der Verwendung von PowerShell besteht darin, dass ein Skript alle relevanten Informationen abrufen kann, um eine detaillierte Liste aller vorhandenen Websites zu erstellen – und die Ausführung außerhalb der geschäftigen Bürozeiten geplant werden kann.

4.1.2. Inhaltsbewertung
Bei der Inhaltsbewertung werden Dokumente und strukturierte Daten (z. B. Datenlisten) bewertet. Diese Bewertung zielt darauf ab, die Daten und die Arten von Dokumenten zu verstehen, die derzeit in der alten Umgebung gehostet werden. Ein weiteres Ziel besteht darin, die derzeit in der alten Umgebung vorhandene Datenmenge zu ermitteln. Obwohl die Datenmenge nach der Inhaltsbereinigung normalerweise reduziert wird, ist es hilfreich, eine Vorstellung davon zu haben, wie viele Daten migriert werden sollen.
Bei der Inhaltsbewertung werden auch Versionen von Dokumenten identifiziert. Bei der Migration von einer älteren Version von SharePoint zu Microsoft 365 oder SharePoint 2019 wird die Inhaltsbewertung verwendet, um zu entscheiden, welche Versionen (wenn nicht alle Versionen) von Dokumenten migriert werden müssen. Bei der Migration von einem file-Share für Microsoft 365 oder SharePoint 2019, Dokumentversionen müssen zuerst identifiziert werden. Häufig wird die Versionsnummer dem Titel eines Dokuments hinzugefügt (z. B. Geschäftsbericht 2018 – V1.4.docx). Der schwierige Teil besteht darin, die Single zusammenzufassen file-basierte Dokumentversionen und erstellen Sie eine SharePoint-kompatible Liste von Dokumentversionen.
Das Content Assessment ist auch eine wichtige Vorstufe für die Content Clean-up-Phase. Das Ergebnis der Inhaltsbewertung kann verwendet werden, um Dokumente zu bestimmen, die nicht migriert werden sollten oder die nicht mehr verwendet werden.
Das Ergebnis dieser Bewertung ist eine Auflistung aller Dokumente, deren URL/Speicherort, ihre Größe, ihren Typ, die Anzahl der Versionen (falls zutreffend), ihr Erstellungs-/Änderungsdatum und die Benutzer, die das Dokument erstellen und ändern.
Die beste Möglichkeit, eine Liste aller vorhandenen Dokumente zu erstellen, ist die Verwendung eines PowerShell-Skripts, das alle vorhandenen Dokumentbibliotheken oder die Dokumente durchläuft file-Aktienstruktur.

4.1.3. Workflow-Bewertung
Workflows werden in SharePoint zur Umsetzung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Viele Organisationen verwenden unterschiedliche Arten von Workflows, um ihre internen Prozesse umzusetzen. Bei der Workflow-Bewertung werden alle in der bestehenden Umgebung verwendeten Workflows bewertet. Diese Bewertung umfasst die Art des Workflows (integriert, SharePoint Designer, benutzerdefiniert, Drittanbieter), den Standort, den Anwendungsfall und den zugehörigen Geschäftsprozess. Außerdem werden bei dieser Bewertung Workflows identifiziert, die als aktiv markiert sind oder ungewöhnlich lange in Bearbeitung sind. Es empfiehlt sich, vor der Migration zu entscheiden, was mit „eingefrorenen“ Arbeitsabläufen geschehen soll.

Die wichtigste Information, die die Workflow-Bewertung liefern muss, ist die Art des Workflows, da nicht alle Arten von Workflows unverändert nach Microsoft 365 oder SharePoint 2019 migriert werden können.
Viele Organisationen nutzen diese Gelegenheit, um erneut zu reagierenview Alle identifizierten Workflows (nicht nur diejenigen, die nicht migriert werden können) prüfen, ob die Workflows noch den Geschäftsanforderungen entsprechen. Nicht allzu selten modernisieren Unternehmen Arbeitsabläufe, die mit älterer Technologie (wie SharePoint Designer) erstellt wurden, bevor sie sie in die Zielumgebung migrieren.

Das Ergebnis dieser Bewertung ist eine Liste von Arbeitsabläufen, die URL des Standorts, an dem der Workflow verwendet wird, der Art des Workflows (OOTB, SPD, Benutzerdefiniert oder Drittanbieter) und des potenziellen Migrationspfads. Arbeitsabläufe, die nicht unverändert migriert werden können, müssen mithilfe einer geeigneten Technologie (z. B Power Automate).

4.1.4. Benutzerdefinierte Lösungsbewertung
Benutzerdefinierte Lösungen (oder benutzerdefinierte Anwendungen) werden hauptsächlich zu zwei Zwecken verwendet: zur Verbesserung vorhandener Funktionen oder zum Hinzufügen von Funktionen, die in SharePoint nicht vorhanden sind. Die meisten benutzerdefinierten Lösungen basieren entweder auf serverseitigem Code oder clientseitigem Code und werden entweder intern erstellt oder von einem Drittanbieter erworben.

Mithilfe der Bewertung der benutzerdefinierten Lösungen wird eine Bestandsaufnahme aller benutzerdefinierten Lösungen erstellt, die als Grundlage für die Entscheidung dient, ob und wie jede identifizierte benutzerdefinierte Lösung in die neue Umgebung migriert wird. Viele Organisationen nutzen diese Option, um erneut zu reagierenview Alle identifizierten kundenspezifischen Lösungen werden überprüft, um zu prüfen, ob sie die Kernanforderungen noch erfüllen. Eine individuelle Lösungsbewertung bietet auch die Möglichkeit, über eine App-Modernisierung nachzudenken. Auch wenn bestehende kundenspezifische Lösungen immer noch die Kernanforderungen erfüllen, kann es sinnvoll sein, über die Modernisierung bestehender Anwendungen nachzudenken – etwa die Verbesserung/Erweiterung der Funktionalität oder die Verwendung einer anderen Plattform zum Hosten von Anwendungen (z. B Microsoft Azure).

Das Ergebnis dieser Bewertung ist eine Liste aller kundenspezifischen Lösungen, die URL des Einsatzortes der Lösung, der Art, des Geschäftsanwendungsfalls, eines verantwortlichen Ansprechpartners und des möglichen Migrationspfades. Es empfiehlt sich, auch einen Hyperlink zur ursprünglichen Entwicklungsdokumentation hinzuzufügen.
Die beste Möglichkeit, eine Liste aller vorhandenen benutzerdefinierten Lösungen zu erstellen, besteht darin, ein PowerShell-Skript zu verwenden, um alle vorhandenen Websites zu iterieren.

4.1.5. Bewertungsinstrumente
Das SharePoint Migration Assessment Tool (SMAT) ist eine einfache ausführbare Befehlszeilendatei, die den Inhalt Ihrer SharePoint-Farm scannt, um etwaige Probleme mit Daten zu identifizieren, die Sie nach SharePoint Online migrieren möchten. Der Ergebnisbericht verweist Sie auf Artikel, die Ihnen bei der Behebung entdeckter Probleme helfen. Das Tool läuft im Hintergrund, ohne Ihre Produktionsumgebung zu beeinträchtigen.
Das SharePoint Migration Assessment Tool (SMAT) ist eine einfache ausführbare Befehlszeilendatei, die den Inhalt Ihrer SharePoint-Farm scannt, um die Auswirkungen der Migration Ihres Servers zu SharePoint Online mit Microsoft 365 zu ermitteln. Es enthält auch das SharePoint Migration Identity Management Tool, das dies durchführt Identitätszuordnung durch Scannen von SharePoint, Active Directory und Azure Active Directory. Da das Tool so konzipiert ist, dass es ohne Auswirkungen auf Ihre Umgebung ausgeführt werden kann, kann es sein, dass das Tool ein bis zwei Tage benötigt, um einen Scan Ihrer Umgebung durchzuführen. Während dieser Zeit meldet das Tool den Fortschritt im Konsolenfenster.
Nachdem der Scan abgeschlossen ist, können Sie die Ausgabe finden files im Logs-Verzeichnis. Hier finden Sie die Zusammenfassung und detailliertere Einblicke in die Szenarien, die von der Migration betroffen sein könnten. Das Tool meldet anonyme statistische Informationen an Microsoft zurück, um die Qualität der Microsoft-Produkte und -Dienste zu verbessern. Optional können Sie Ihre Organisation identifizieren, wenn Sie am Ende des Scans dazu aufgefordert werden. Wenn das Tool keine Verbindung zum Internet herstellen kann, um diese Informationen zu melden, funktioniert das Tool weiterhin wie erwartet.

So laden Sie das Tool herunter: SharePoint-Migrationsbewertungstool (SMAT)

4.2. Vorbereitungsphase
Nach der Bewertung der Inhalte und der Umgebung, in die Sie migrieren werden, ist es wichtig, sich darauf vorzubereiten, welche Inhalte wo, wie und wann migriert werden. Dies wird erleichtert, indem bereinigt wird, der gesamte Zielinhalt reduziert wird oder klar definiert wird, welche Inhalte geändert werden sollen. In manchen Situationen, beispielsweise bei der Umstellung auf SharePoint Online, ist es möglicherweise besser, die Zielstruktur vor der Migration vorab zu erstellen.

4.2.1. Vorbereitung der Site-Struktur
Basierend auf dem Ergebnis der Standortstrukturbewertung müssen die Standorte in der neuen Umgebung erstellt werden. Wenn die neue Struktur von der bestehenden Struktur abweicht, muss die neue Struktur basierend auf der Zuordnungstabelle erstellt werden, wie im zugehörigen Abschnitt erläutert. Wenn eine neue Site-Struktur verwendet wird, folgt die neue Site-Struktur wahrscheinlich der Empfehlung von Microsoft bezüglich Site-Sammlungen in SharePoint. Um eine logische Struktur implementieren zu können, müssen bestimmte Sites in Hub-Sites umgewandelt und verwandte Sites mit ihren Hub-Sites verknüpft werden.
Bevor eine neue Site-Struktur implementiert wird, muss die neue Struktur überarbeitet werdenviewHrsg. Diesbezüglichview sollten von Mitgliedern verschiedener (wenn nicht aller) Abteilungen oder Unternehmenseinheiten durchgeführt werden.

4.2.2. Inhaltliche Vorbereitung
Basierend auf dem Ergebnis der Inhaltsbewertung muss ein Bereinigungsprozess eingeleitet werden.
Bereinigung bedeutet, dass die Liste der identifizierten Dokumente neu istviewEs ist erforderlich, Dokumente zu finden, die nicht in die neue Umgebung migriert werden sollten – dabei kann es sich um temporäre Dokumente, veraltete Dokumente oder Dokumente handeln, die nicht mehr relevant sind. Da die meisten Dokumente zu einer bestimmten Unternehmenseinheit (z. B. einer Abteilung) gehören, sollten die Inhaltseigentümer oder Mitglieder der zugehörigen Unternehmenseinheit mit der Bereinigung ihrer Dokumente beauftragt werden.
Wenn Dokumente von a file-share nach SharePoint migriert werden soll, ist es wahrscheinlich, dass mehrere Versionen eines Dokuments vorhanden sind. Als ein file-share bietet keine Unterstützung für Dokumentversionen, Redakteure hängen normalerweise die Versionsnummer an den Titel von Dokumenten an. Diese Dokumente mit „Titelversion“ müssen identifiziert werden, bevor sie nach SharePoint migriert werden, da SharePoint-Dokumentbibliotheken mehrere Versionen eines Dokuments verarbeiten können. Die identifizierten „titelversionierten“ Dokumente müssen in den Versionierungsmechanismus von SharePoint-Dokumentbibliotheken übertragen werden.
Wenn sich die Site-Struktur der neuen Umgebung von der Site-Struktur der alten Umgebung unterscheidet, werden Dokumente wahrscheinlich auch an einem anderen Ort gespeichert. Wenn eine Site-Mapping-Tabelle vorhanden ist, muss die Liste der Dokumente aktualisiert werden, um die neue Site für jedes Dokument widerzuspiegeln. Es ist sinnvoll, die Liste der Dokumente nach der Bereinigung zu aktualisieren.

Diese Zuordnung sollte auch den gewünschten zukünftigen Zustand berücksichtigen, wenn Sie während des Migrationsprozesses eine Modernisierung beabsichtigen. Dies gilt nicht nur für SharePoint-Migrationen, sondern ist auch relevant für file Migrationen teilen.

4.2.3. Workflow-Vorbereitung
Basierend auf dem Ergebnis der Workflow-Bewertung muss für jeden identifizierten Workflow ein Migrationspfad erstellt werden. Die Art des Workflows ist ausschlaggebend für die Entscheidung über den Migrationspfad. Die erste Entscheidung, die getroffen werden muss, ist, ob der Workflow in Bezug auf die Funktionalität aktualisiert/modernisiert werden soll. Wenn ein Workflow aktualisiert oder modernisiert wird, ist es wahrscheinlich, dass der Workflow mithilfe moderner Technologie (wie Power Automate) neu erstellt werden muss.
Wenn Sie mit der Erstellung eines Migrationspfads beginnen möchten, könnte die folgende Aufzählungsliste hilfreich sein:

• OOTB-Workflows: Normalerweise können diese Arbeitsabläufe problemlos migriert werden.
• SharePoint Designer-Workflows: Normalerweise können diese Arbeitsabläufe problemlos migriert werden, einige Arbeitsabläufe erfordern jedoch möglicherweise einige manuelle Optimierungen oder Anpassungen.
• Benutzerdefinierte Workflows: In der Regel handelt es sich dabei um codierte Workflows, die auf serverseitigem Code basieren, was bedeutet, dass sie nicht nach SharePoint Online migriert werden können. Eine Migration auf eine neuere Version von SharePoint On-Premises ist möglicherweise möglich.
• Workflows von Drittanbietern: In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Nintex- oder K2-Workflows, und es ist wahrscheinlich, dass der Hersteller einen Upgrade-Pfad oder ein Upgrade-Verfahren bereitstellt.

Basierend auf dem bewerteten Upgrade-Pfad müssen Schätzungen und Zeitpläne für alle Arbeitsabläufe erstellt werden, die nicht unverändert migriert werden können. Für jeden betroffenen Workflow muss der Aufwand zur Vorbereitung auf die Migration (einschließlich Neuerstellung/Neukodierung) bewertet werden. Eine entsprechende Zeitleiste zeigt, wie lange der Gesamtprozess der Vorbereitung der Arbeitsabläufe der neuen Umgebung dauern wird. Am Ende der Workflow-Vorbereitungsphase sollte eine detaillierte Liste mit allen Workflows, Migrationsbemühungen und Zeitplänen mit Dauer für jeden Workflow vorliegen.

4.2.4. Individuelle Lösungsvorbereitung
Ganz ähnlich wie in der Workflow-Vorbereitungsphase geht es in der Vorbereitungsphase für benutzerdefinierte Lösungen darum, benutzerdefinierte Lösungen für die Migration vorzubereiten. Die Art der individuellen Lösung ist ausschlaggebend für die Entscheidung über den Migrationspfad. Wie bei Arbeitsabläufen besteht die erste Entscheidung darin, ob eine individuelle Lösung im Hinblick auf Funktionalität und/oder Benutzererfahrung aktualisiert/modernisiert werden soll. Wenn eine benutzerdefinierte Lösung aktualisiert oder modernisiert wird, ist es wahrscheinlich, dass die benutzerdefinierte Lösung mithilfe moderner Technologien oder moderner Plattformen (wie Microsoft Azure) neu erstellt werden muss.

Wie bereits erwähnt, hängt der Migrationspfad für benutzerdefinierte Lösungen davon ab, wie die benutzerdefinierten Lösungen aussehen
Lösung wurde erstellt. Die folgende Aufzählung von Aufzählungspunkten könnte hilfreich sein:

• Serverseitiger Code: Es besteht die Möglichkeit, dass diese Art von Lösung mit vertretbarem Aufwand auf SharePoint vor Ort migriert werden kann. Wenn die Zielplattform Microsoft 365 ist, müssen Lösungen, die auf serverseitigem Code basieren, neu erstellt werden, da benutzerdefinierter serverseitiger Code nicht verwendet werden kann.
• Clientseitiger Code: Es besteht eine hervorragende Chance, diese Art von benutzerdefinierter Lösung auf SharePoint Online oder SharePoint vor Ort zu migrieren, es sind jedoch möglicherweise einige Aktualisierungen erforderlich.
• Lösungen von Drittanbietern: Am besten wenden Sie sich an den Anbieter, um zu prüfen, ob es einen dedizierten Migrationspfad gibt.

4.2.5. Planung
Nach den Beurteilungen und Vorbereitungen muss ein detaillierter Migrationsplan erstellt werden. Der detaillierte Migrationsplan umfasst Folgendes:

• Der gewählte Migrationsansatz und die Gründe, warum ein bestimmter Ansatz gewählt wurde
• Eine Liste aller Websites und Websitesammlungen, die migriert werden müssen, sowie eine Zuordnungstabelle, falls die neue Struktur von der alten Struktur abweicht
• Eine Liste aller Dokumente, die migriert werden müssen, sowie deren Speicherort in der alten Umgebung und in der neuen Umgebung
• In der neuen Umgebung muss eine Liste aller Workflows (bestehende, neu erstellte, neue) und deren Speicherorte vorhanden sein. Wenn zusätzliche Schritte erforderlich sind (z. B. das erneute Verbinden von Workflows mit Datenquellen), müssen diese Schritte ebenfalls hinzugefügt werden
• Eine Liste aller benutzerdefinierten Lösungen (vorhandene, neu erstellte, neue) muss in der neuen Umgebung und an ihren Standorten vorhanden sein. Wenn zusätzliche Schritte erforderlich sind (z. B. das erneute Verbinden von Lösungen mit Datenquellen oder spezifische Installationsanweisungen), müssen diese Schritte ebenfalls hinzugefügt werden
• Alle zusätzlichen Aktivitäten, die während einer Migration ausgeführt werden müssen, und die Abhängigkeiten
• Ein detaillierter Zeitplan mit einer verantwortlichen Person für jeden Schritt der Migration

4.3. Migrationsphase
Jetzt, da die Planung und Vorbereitung abgeschlossen sind; Wir können Inhalte, Struktur und Lösungen migrieren. Dazu müssen wir Migrationstools verwenden, effektiv kommunizieren und einem Prozess folgen.

4.3.1. Werkzeuge
Unter Migration versteht man das Verschieben von Inhalten von einer Umgebung in eine andere. Obwohl die meisten Inhalte manuell nach Microsoft 365 oder SharePoint 2019 verschoben werden könnten, wird sich der Einsatz eines speziellen Migrationstools schnell auszahlen.
Bedenken Sie, dass bei einem Wechsel von SharePoint 2016 oder einer früheren Version zu SharePoint 2019 oder On-Premises möglicherweise auch der native „Upgrade“-Ansatz verwendet werden kann. Prüfen Sie diese Option daher unbedingt, wenn sie für Ihr Unternehmen machbar oder verfügbar ist. Wenn Sie nicht über die neueste Version verfügen, müssen Sie normalerweise ein Double-Hop-Upgrade durchführen und andere Komplikationen angehen, die bei Migrationen besser gelöst werden können. Sofern Sie nicht von 2013 auf 2016 oder von 2016 auf 2019 wechseln, empfehlen wir die Verwendung des Migrationsansatzes.

1 Handbuch	2. Microsoft-Tools	3. Tools von Drittanbietern
● Inhalte werden manuell durch Hochladen verschoben ● Kostenlos ● Manueller Aufwand ist bei großen Mengen möglicherweise nicht möglich files	● Inhalte werden über das SharePoint Migration Tool (SPMT) verschoben. ● Kostenlos ● Wachsender Funktionsumfang ● Unterstützt nur bestimmte Szenarien* (File Aktien, SP2010, SP2013, SP2016) *Sehen Versionshinweise	● Inhalte werden über ein Tool verschoben (z. B. ShareGate, AvePoint, Metalogix) ● Powertul-Funktionsumfang (z. B. Versionsverlauf) ● Kostspieliger, aber die Kosten lassen sich bei großen, komplexeren Migrationen leicht rechtfertigen

Der HauptnachteiltagDer Nachteil des manuellen Verschiebens von Inhalten in eine neue Umgebung (per Browser-Drag-and-Drop, per Synchronisierung usw.) ist der Verlust grundlegender Metadaten. Zum Beispielample: Wenn ein Dokument manuell von einer älteren Version von SharePoint nach z. B. SharePoint Online verschoben wird, können die Informationen über das Erstellungsdatum und den Autor verloren gehen. Dies liegt daran, dass SharePoint Online das migrierte Dokument möglicherweise als neues Dokument betrachtet, da der extrahierte Inhalt möglicherweise heute „erstellt“ wird. Wenn die grundlegenden Metadaten (Erstellungsdatum, Autor, Herausgeber, Änderungsdatum) erhalten bleiben müssen, ist häufig ein spezielles Migrationstool erforderlich.
Für manuelle Migrationen gibt es einige Problemumgehungen. Wenn ein Benutzer die Synchronisierungsfunktion einer Bibliothek nutzt und die Metadaten in der verfügbar sind file Wenn sie dies per Drag-and-Drop in die Sync-Ordner verschieben, bleiben die Metadaten des Inhalts erhalten. Dies ist ein gängiger Ansatz, der Unternehmen bei der Einführung von OneDrive for Business unterstützt, da Benutzer Inhalte von ihren einzelnen Laufwerken synchronisieren und verschieben können und dabei die letzten Änderungsdaten beibehalten können.
Neben der erwähnten Unterstützung für die Beibehaltung grundlegender Metadaten bieten Migrationstools zusätzliche Vorteiletages. Die meisten Migrationstools verfügen über eine Funktion zur Prüfung vor der Migration, mit deren Hilfe Sie nach potenziellen Problemen suchen können, ohne tatsächlich eine Migration durchzuführen. Außerdem verfügen die meisten Migrationstools über eine Verifizierungsfunktion. Wenn ein Migrationstool eine Migrationsaufgabe als erfolgreich meldet, kann davon ausgegangen werden, dass die Inhalte fehlerfrei migriert wurden. Dies reduziert den Aufwand während der Verifizierungsphase erheblich.
Ein weiterer wichtiger Grund für den Einsatz eines dedizierten Migrationstools ist die Metadatenunterstützung. Viele Migrationstools können verwaltete Metadaten automatisch von einer älteren Umgebung in die neue Umgebung migrieren. Angenommen, die verwaltete Metadatenstruktur in der alten Umgebung unterscheidet sich von der verwalteten Metadatenstruktur in der neuen Umgebung. In diesem Fall bieten einige Migrationstools die Möglichkeit, eine interne Metadatenzuordnung zu erstellen.
Einige Migrationstools bieten zusätzliche Unterstützung für komplexe Migrationen, indem sie eine Softwareschnittstelle bereitstellen, die PowerShell-Skripte verwenden kann, um die Art und Weise zu steuern, wie Inhalte migriert werden, oder um Migrationsaufgaben zu automatisieren.
In den meisten Fällen wird die Verwendung eines speziellen Migrationstools empfohlen. Eine integrierte Prüfung vor der Migration, eine integrierte Verifizierung und ein Reporting der Migrationsergebnisse rechtfertigen die Mehrkosten für den Kauf eines Migrationstools.
Die gute Nachricht ist, dass Microsoft hart daran arbeitet, diese Lücke zu schließen und ein besseres Erlebnis zu bieten. Das SharePoint-Migrationstool wurde mehrfach aktualisiert. Es ist durchaus eine Überlegung wert, ob Sie einen SharePoint 2013-Server, einen SharePoint 2010-Server oder haben File Freigaben, die Sie nach SharePoint Online verschieben möchten. Mit dem SharePoint-Migrationstool können Sie Listen oder migrieren files aus Ihren lokalen SharePoint-Dokumentbibliotheken oder Ihren lokalen Dokumentenbibliotheken file Teilen und verschieben Sie sie einfach nach SharePoint oder OneDrive in Microsoft 365. Es steht Microsoft 365-Benutzern kostenlos zur Verfügung.
Wenn Sie sich in einer äußerst unglücklichen Situation befinden, in der es kein Produktangebot gibt, das die Migration von Ihrem Quellsystem unterstützt, müssen Sie selbst Migrationstools erstellen. Bedenken Sie für diese Szenarien, dass Microsoft (und Drittanbieter) hervorragende Lösungen für die Migration von a haben file Teilen in SharePoint Online oder SharePoint 2019. Die Herausforderung besteht also eher darin, die Daten aus diesem nicht unterstützten Quellsystem zu extrahieren/exportieren und dann vertrautere Tools/Techniken zu verwenden, um die Inhalte in Microsoft 365 zu importieren/zu migrieren.

Fragen an den Anbieter
Es ist wichtig, den Anbieter, sein Tool und seine Fähigkeiten zu verstehen. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Fragen, die Sie einem Migrationsanbieter bei der Planung Ihrer SharePoint-Migration stellen könnten, um festzustellen, über welche Funktionen sein Produkt verfügt.

Fragen zur Bewertung von Technologieanbietern
Im Folgenden finden Sie einige einfache Ausgangsfragen, die für die Bewertung einer Technologie wichtig sind.

• Welche Version hat das Produkt?
• Wie ausgereift ist das Produkt?
  o Wie ausgereift sind das unterstützende Ökosystem und die Anbieter des Produkts?
• Wie erweiterbar und anpassbar ist das Produkt?
• Wie benutzerfreundlich und benutzerfreundlich ist das Produkt?
  o Wie geht das Produkt mit Ausnahmen um?
  o Für wen ist die Benutzeroberfläche konzipiert?
• Wie schwierig ist die Handhabung und Verabreichung des Produkts?
  o Wie aktualisieren Sie das Produkt?
  o Wie komplex ist die Installation und wie komplex sind die Abhängigkeiten?
  o Unterstützt es die Automatisierung? (Können Sie Batch-Skripte erstellen oder Verwaltungsaufgaben automatisieren?)
• Wer nutzt das Tool noch?
  o Wie sind ihre Erfahrungen mit dem Tool?
  o Haben sie ähnliche Bedürfnisse?
• Wie leistet der Anbieter Support?
  o Wie ist der Support-Ruf des Anbieters?
• Produktanwendbarkeit (basierend auf Produktnachweisen/Demonstrationen)
• Detaillierte Preisvorschläge (einschließlich Schätzungen für Integrationskosten, Support und Schulung)
  o Diese sollten auch bestehende Investitionen innerhalb Ihrer Organisation berücksichtigen.

Über diese grundlegenden Fragen hinaus können Sie sich mit spezifischen Funktionsvergleichen und Funktionsanalysen befassen.

Fragen zum Kopieren von SharePoint-Inhalten

• Wie funktioniert das SharePoint-Migrationstool beim Kopieren von SharePoint-Inhalten?
  o Ermöglicht es Benutzern das Kopieren von Inhalten über die OOTB-SharePoint-Schnittstelle?
  ▪ Bspample: Über das SharePoint-Menüband?
  o Ermöglicht es Benutzern, Inhalte über eine benutzerdefinierte Schnittstelle zu kopieren?
  ▪ Können Benutzer geschult werden und/oder Zugang zu dieser Schnittstelle erhalten?
• Welche SharePoint-Inhalte kann das Tool beim Kopieren unterstützen?
  o Versteht das Tool moderne Websites/Seiten und unterstützt es die Migration zu diesen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren einer oder mehrerer Listen?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Inhalten zwischen Listen?
  • Unterstützt das Tool das Kopieren von Listen? views?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren einer oder mehrerer Bibliotheken?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Inhalten zwischen Bibliotheken?
  • Unterstützt das Tool das Kopieren von Bibliotheken? views?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Elementen mit Anhängen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren oder Einschließen von Versionen in Listen- und Bibliothekselementeo Unterstützt das Tool das Kopieren von Dokumentensätzen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Seiten?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren? web Teilseiten?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Wiki-Seiten?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Veröffentlichungsseiten?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren einer oder mehrerer Sites?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren aller Site-Typen?
  • Unterstützt es das Kopieren von Teamsites?
  • Unterstützt es das Kopieren von Veröffentlichungsseiten?
  • Unterstützt es das Kopieren von Blogs?
  • Unterstützt es das Kopieren von Wikis?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren einer oder mehrerer Websitesammlungen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Site Collection-Galerieinhalten?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Seitenlayouts?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von MasterPages?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Listenvorlagen?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Site-Vorlagen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren der Stilbibliothek?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Website-Inhaltstypen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Site-Spalten?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Dokumentvorlagen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren? web Teile?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren der folgenden Felder?
  ▪ Verwaltete Metadatenfelder
  ▪ Hyperlink-Felder
  ▪ Auswahlfelder
  ▪ Mehrwertige Felder
  ▪ Feld „Enterprise-Schlüsselwörter“.
  ▪ Personen- oder Gruppenfelder
  ▪ Datums-, Zahl-, Währungs-, Text-, Notiz- und Kontrollkästchenfelder
  ▪ Suchfelder
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Berechtigungen?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Berechtigungsstufen?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Gruppen?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Vererbungseinstellungen?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren eindeutiger Berechtigungen?
  • Auf Dokument-/Elementebene?
  • Auf Ordner-/Dokumentsatzebene?
  • Auf Listen-/Bibliotheksebene?
  • Auf Standortebene?
  • Auf der Websitesammlungsebene?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Websitesammlungsadministratoren?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren/Zusammenführen von Terminologiespeichergruppen und Ausdruckssätzen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Design- oder Look-and-Feel-Einstellungen?
  ▪ Von 2013 bis 2013? Was ist mit anderen Versionen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Site-Einstellungen/-Daten?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren der Site-Navigation?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von InfoPath-Formularen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von InfoPath-Formularinhalten? (XML)
  o Unterstützt das Tool Kopierworkflows?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von OOTB-Workflows (Out of the Box)?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von SharePoint Designer-Workflows?
  • Umfasst dies die Unterstützung für das Kopieren wiederverwendbarer SharePoint Designer-Workflows?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von SharePoint Designer-Objekten?
  • Unterstützt das Tool das Kopieren von DataForm?WebTeile?
  • Unterstützt das Tool das Kopieren benutzerdefinierter Aktionen?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Warnungen?

Fragen zu Restrukturierung und Flexibilität

• Ermöglicht das Tool eine Neuzuordnung oder geplante Verbesserung der bestehenden Struktur?
  o Ermöglicht das Tool die Neuzuordnung von Inhaltstypen während eines Kopiervorgangs?
  o Ermöglicht das Tool die Neuzuordnung von Feldern (Spalten) während eines Kopiervorgangs?
  o Unterstützt das Tool das Filtern von Inhalten vor dem Kopieren oder während des Kopiervorgangs?
  o Unterstützt das Tool die Zuordnung von MS Office-Eigenschaften zu SharePoint-Feldern?
  o Unterstützt das Tool das Entfernen der vorhandenen Ordnerstruktur beim Kopieren?
  o Unterstützt das Tool die Zuordnung von Ordnernamen zu Feldern während eines Kopiervorgangs?
  o Unterstützt das Tool die Zuordnung eines Ordners zu einem Dokumentensatz während eines Kopiervorgangs?
  o Ermöglicht das Tool die Erstellung neuer Feldwerte, wenn für ein Feld „Ausfülloptionen zulassen“ aktiviert ist?
  o Ermöglicht das Tool eine automatische Funktion? tagInhaltsverlust beim Kopieren?
• Example: Basierend auf einem Feldwert, Dokumentnamen usw. – weisen Sie Feld A einen XYZ-Wert zu.
  o Unterstützt das Tool die Konvertierung von Feldtypen?
  ▪ Unterstützt das Tool die Konvertierung eines Zeichenfolgenfelds in ein Personen- oder Gruppenfeld?
  ▪ Unterstützt das Tool die Konvertierung eines Zeichenfolgenfelds oder eines Auswahlfelds in ein Nachschlagefeld?
  ▪ Unterstützt das Tool die Konvertierung eines Zeichenfolgen-, Auswahl- oder Nachschlagefelds in ein verwaltetes Metadatenfeld?
  o Unterstützt das Tool die Neuzuordnung von Benutzern und Gruppenkonten während des Kopiervorgangs?
• Unterstützt das Tool die Datenerhaltung?
  o Unterstützt das Tool die Erhaltung erstellter und geänderter Eigenschaften?
  o Unterstützt das Tool die Beibehaltung verwalteter Metadatenfeldwerte?
  o Unterstützt das Tool die Beibehaltung von Nachschlagefeldwerten?
  o Unterstützt das Tool die Beibehaltung des Genehmigungsstatus?
• Bietet das Tool wichtige flexible Optionen beim Kopiervorgang?
  o Kann das Tool erforderliche Felder während des Kopiervorgangs ignorieren?
  o Kann der Benutzer das Konto überschreiben/angeben, das für erstellt von/geändert von-Werten verwendet wird?
  o Kann das Tool Links während des Kopiervorgangs reparieren?
  o Kann das Tool das Layout der Veröffentlichungsseiten für mehrere Seiten ändern?
  o Kann das Tool das Ändern von Listenvorlagen während des Kopiervorgangs unterstützen?
  o Kann das Tool das Ändern von Site-Vorlagen während des Kopiervorgangs unterstützen?
  o Kann das Tool Websites in ihre eigenen Websitesammlungen hochstufen?
  o Kann das Tool SharePoint-Elemente in großen Mengen genehmigen oder ablehnen?
  o Kann das Tool es Administratoren ermöglichen, Inhalte basierend auf regulären Ausdruckskriterien innerhalb von zu scannen? files und file Eigenschaften für den Umfang der Migration?
  o Kann das Tool Bedingungen/Ausdrücke in komplexen Strukturen kombinieren und verschachteln, um die Festlegung des Migrationsumfangs oder Umstrukturierungsbemühungen zu unterstützen?
  o Unterstützt das Tool inkrementelles oder Delta-Kopieren von Inhalten?
  ▪ Welche Einschränkungen gibt es bei dieser Unterstützung?

Fragen zu Automatisierung und Management

• Unterstützt das Tool die Ausführung von Vorgängen über ein Skript, eine Befehlszeilenschnittstelle oder über PowerShell?
• Unterstützt das Tool die Planung und Durchführung von Migrationen basierend auf einem Migrationsplan?
• Unterstützt das Tool das Erstellen einer Vorlage aus einer früheren oder einer geplanten Migration?
  o Unterstützt das Tool die Erstellung einer Feldzuordnungsvorlage?
• Unterstützt das Tool das Kopieren von Inhalten mithilfe einer CSV-Datei?
  o Können Sie mit dieser Methode Listen/Bibliotheken kopieren?
  o Können Sie Websites mit dieser Methode kopieren?
  o Wird beim Kopieren eine CSV-Datei verwendet, die mehrere Speicherorte unterstützt?
  o Kann dieser CSV-Prozess das unterstützen? tagBearbeitung von Artikeln/Dokumenten
• Erstellt das Tool Protokolle für Jobs/Aktivitäten, die bei einer Migration ausgeführt werden?
• Verfügt das Tool über einen Verlauf früherer Migrationen?
  o Werden in diesem Verlauf Probleme, Warnungen, Fehler und Erfolge aufgezeichnet?
• Unterstützt das Tool die erneute Verarbeitung oder Migration fehlerhafter Inhalte?
• Ermöglicht das Tool eine Priorisierung bestimmter Migrationsaktivitäten/Migrationsabwicklungen?
• Verfügt das Tool über eine sichere Möglichkeit, die für die Migrationsaktivitäten verwendeten Anmeldeinformationen zu speichern?

Fragen zur Unterstützung vor der Migration

• Unterstützt das Tool den Vormigrationsprozess?
  o Bietet das Tool Berichte vor der Migration?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung potenzielle Probleme mit breiten Listen?
  • Wird festgestellt, wo sich diese umfangreichen Listen befinden?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung potenzielle Probleme mit großen Listen?
  • Erkennt es, wo sich diese großen Listen befinden?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung potenzielle Probleme mit Anpassungen?
  • Erkennt es, wo sich diese Anpassungen befinden?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung potenzielle Probleme mit Arbeitsabläufen?
  • Identifiziert es OOTB-, SharePoint Designer-, benutzerdefinierte oder Drittanbieter-Workflows (z. Bample: Nintex)?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung potenzielle Probleme mit großen Datenbanken oder Websitesammlungen?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung die verwendeten und verfügbaren Inhaltstypen, die möglicherweise migriert werden müssen?
  ▪ Identifiziert diese Berichterstattung verwendete Site-Vorlagen und Listenvorlagen?
  • Umfasst dies benutzerdefinierte Site-Vorlagen/Listenvorlagen, die von Ihrer Organisation erstellt wurden?
  ▪ Bietet das Tool Berichte zu Berechtigungen, Benutzern, Gruppen und Berechtigungsstufen?
  • Unterstützt das Tool das Scannen nach Inhalten mit fehlerhafter Berechtigungsvererbung?
  ▪ Bietet das Tool Berichte zu Inhalten in file Aktien?
  o Bietet das Tool Vokabular, Taxonomie oder Konzeptberichte?
  ▪ Wird dies getan, um die Entwicklung von Metadaten zu verbessern oder den verwalteten Metadatenspeicher zu entwickeln?
  ▪ Kann dieses Reporting genutzt werden, um bei der Migration Metadaten zuzuweisen?
  o Ermöglicht das Tool die Erkennung von PII (persönlich identifizierbare Informationen), PHI (geschützte Gesundheitsinformationen) und anderen darin enthaltenen Datenschutzdaten? files?

Fragen zur Unterstützung nach der Migration

• Bietet das Tool einen Vergleichsbericht oder eine Vergleichsfunktion?
  o Ermöglicht dies den Vergleich der Berechtigungen zwischen Websites, Listen und Elementen?
  ▪ Ermöglicht dies den Vergleich von Websites in zwei separaten Websitesammlungen?
  o Ermöglicht dies den Vergleich von Websitesammlungs-, Website-, Listen- und Ordnerinhalten?
  ▪ Ermöglicht dies den Vergleich von Inhaltstypen und Spalten aus zwei Websitesammlungen, Websites oder Listen?
  • Ermöglicht dies auch den Vergleich von Spaltenwerten (Metadaten)?
  o Ermöglicht das Tool den Vergleich von Terminologiespeichern zwischen zwei Serverfarmen?
  o Können Sie basierend auf den Ergebnissen eines Vergleichsberichts eine Migration oder eine Kopie/Synchronisierung initiieren?

Fragen zum Technologie-Support

• Welche SharePoint-Versionen unterstützt das Migrationstool?
  o Unterstützt das Tool SharePoint Online (Microsoft 365)?
  o Unterstützt das Tool SharePoint 2019?
  o Unterstützt das Tool SharePoint 2016?
  o Unterstützt das Tool SharePoint 2013?
  o Unterstützt das Tool SharePoint 2010?
  o Unterstützt das Tool SharePoint 2007?
  o Unterstützt das Tool SharePoint 2003?
• Unterstützt das Tool die Interaktion mit File Systeme?
  o Unterstützt das Tool das Hochladen? files aus dem File System?
  ▪ Kann das Tool NTFS-Eigenschaften SharePoint-Feldern zuordnen?
  ▪ Kann das Tool illegale Zeichen beim Hochladen automatisch korrigieren?
  • Ermöglicht das Tool die Anpassung illegaler Zeichenersetzungen?
  ▪ Kann das Tool beim Hochladen erforderliche Felder ignorieren?
  ▪ Kann das Tool automatisch ausführen tag Inhalte beim Hochladen basierend auf Bedingungen?
  • Wie sind die Voraussetzungen bzw tagGing-Optionen verfügbar?
  ▪ Kann das Tool beim Hochladen Ordner in Dokumentensätze konvertieren?
  o Unterstützt das Tool das Herunterladen? files zum File System?
• Unterstützt das Tool die Interaktion mit E-Mail- und Exchange-Daten?
  o Unterstützt das Tool das Kopieren von Postfächern und öffentlichen Ordnerdaten nach SharePoint?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren mehrerer Postfächer und öffentlicher Ordner nach SharePoint mithilfe einer CSV-Datei?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Outlook PST-Archiven nach SharePoint?
  ▪ Unterstützt das Tool die Zuordnung von E-Mail- und öffentlichen Ordnereigenschaften zu SharePoint-Feldern?
  ▪ Unterstützt das Tool das Kopieren von Berechtigungen für öffentliche Exchange-Ordner nach SharePoint?

4.3.2. Kommunikation
Eine Migration ist ohne Einbindung der Mitarbeiter nicht möglich. Obwohl nur wenige Mitarbeiter aktiv an der Migration arbeiten, muss jeder in der Organisation über die Migration, den Zeitplan und alle Auswirkungen der Migration auf das Tagesgeschäft informiert werden.
Es empfiehlt sich, regelmäßig Benachrichtigungen an alle Benutzer der Organisation zu versenden, um sie über die Migrationsplanung auf dem Laufenden zu halten.
Unabhängig davon, ob die Migration phasenweise oder einmalig durchgeführt wird, müssen die betroffenen Benutzer vor Migrationsaktivitäten informiert werden. Jede Benachrichtigung sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Eine Beschreibung der durchzuführenden Migrationsaktivität, einschließlich eines Zeitplans
• Die betroffenen Daten/betroffenen Websites oder Websitesammlungen
• Das erwartete Ergebnis der Migrationsaktivität
• Änderungen an Berechtigungen (z. B. dass bestimmte Websites in den schreibgeschützten Modus versetzt werden)
• Ein Link zur neuen Umgebung und den migrierten Inhalten
• Ein engagierter Ansprechpartner

Jede Migration hat Auswirkungen auf das Geschäft und die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Das Hauptziel jeder Migration sollte darin bestehen, die Auswirkungen auf das Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren. Dies kann durch eine gründliche Planung der Migration, die Einbindung der Mitarbeiter sowie eine klare und proaktive Kommunikation erreicht werden.

4.3.3. Migrationsprozess
Es gibt zwei Migrationsansätze (die in Abschnitt 3.2. Migration vorgestellt wurden): den All-at-once-Ansatz (manchmal auch Big-Bang-Ansatz genannt) und den schrittweisen Ansatz. Erschwerend kommt hinzu, dass der Alles-auf-einmal-Ansatz unter der Haube manchmal als schrittweiser Ansatz gehandhabt wird.
Lassen Sie uns etwas Klarheit schaffen. Bei der Betrachtung von Migrationsansätzen müssen wir unterscheiden, wie die Migration für Benutzer aussieht und wie die Migration intern ausgeführt wird.
Beginnen wir damit, wie Benutzer Migrationen betrachten. Für Benutzer sieht der All-at-once-Ansatz folgendermaßen aus: An einem Freitag wird das bestehende System in den schreibgeschützten Modus versetzt und am Wochenende wird das alte System in die neue Umgebung migriert. Am Montagmorgen können die Benutzer mit der neuen Umgebung ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Obwohl dies nur bei kleineren Umgebungen möglich ist, kommt dieser Migrationsansatz nicht allzu selten zum Einsatz. Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen diesen Ansatz.

Wenn der schrittweise Ansatz verwendet wird, werden Benutzer erkennen, dass die Migration von einer Geschäftseinheit nach der anderen durchgeführt wird (z. B. Abteilung für Abteilung). Normalerweise hat dieser Ansatz weniger Auswirkungen auf das Geschäft als der All-auf-einmal-Ansatz. Allerdings wird es deutlich länger dauern, weshalb größere Organisationen diesen Ansatz nutzen.

Wenn wir den Migrationsprozess selbst (den technischen Prozess der Migration) betrachten, werden wir beide Ansätze wieder sehen. Die All-at-once-Methode wird häufig verwendet, um eine einzelne Site-Sammlung mithilfe eines speziellen Migrationstools in eine neue Umgebung zu migrieren. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass mit dem Migrationstool ein Lift-and-Shift durchgeführt wird – oder anders ausgedrückt: Mit dem Migrationstool wird eine exakte Kopie der alten Umgebung in der neuen Umgebung erstellt.

Ein schrittweiser Ansatz bedeutet, dass aus technischer Sicht Site für Site in eine neue Umgebung migriert wird. Dazu gehört auch die Migration von Websites in andere Websitesammlungen, da sich die Informationsarchitektur der Zielumgebung von der der Quellumgebung unterscheidet. In diesem Fall werden Standorte in Tranchen migriert und überprüft – oft nach Komplexität priorisiert.

Kehren wir mit den bisherigen Erläuterungen zur Aussage am Anfang dieses Abschnitts zurück.
Eine Migration kann für Benutzer wie ein All-auf-einmal-Ansatz (oder Big-Bang-Ansatz) aussehen, während das Team, das die Migration ausführt, technisch gesehen einen schrittweisen Ansatz verwendet.

In jedem Fall nutzt der Ansatz weiterhin Migrationsbatches, die jeweils nach erfolgreicher Migration validiert werden.

Wir verfolgen (normalerweise) auch jede Batch-Migration zur Validierung, Umstellung und Unterstützung beim Änderungsmanagement.

4.3.4. Migrationsdauer
Unabhängig vom Ansatz ist die Planung für jede Art von Migration von entscheidender Bedeutung. Bevor mit der Migration von Inhalten begonnen wird, sollte der Migrationsplan mehrmals überprüft werden und auch Zeitpläne und Meilensteine ​​sollten mehrmals überprüft werden.
Bei der Planung des Zeitplans empfiehlt es sich, etwas Zeit für unvorhergesehene Umstände oder Unterbrechungen einzuplanen. Hier ist ein Example: Nehmen wir an, als Faustregel rechnen wir bei 2toLead bei Migrationen zu SharePoint online mit einer durchschnittlichen Übertragungsrate von etwa 5 GB/Stunde. Angenommen, aus welchem ​​Grund auch immer, ist die Übertragungsrate am Tag der Durchführung der Migration niedriger als erwartet. In diesem Fall wirkt sich die durch die geringere Übertragungsrate verursachte Verzögerung negativ auf den Zeitplan aus. Dieses grundlegende Example zeigt, wie wichtig ein gut ausgearbeiteter und überprüfter Zeitplan mit vielen Details und Meilensteinen ist. Während der Migration muss der Zeitplan sehr genau beobachtet und kontrolliert werden, und für jeden Meilenstein muss ein Fallback-Plan vorhanden sein, falls der Meilenstein nicht erreicht werden kann.
Eine der größten Herausforderungen bei einer Migration zu einem SaaS-Dienst wie SharePoint Online besteht darin, dass die Dauer der Migration aufgrund der Drosselung aufgrund der Nutzung und komplexer Muster nicht genau vorhergesagt werden kann. Viele Faktoren beeinflussen die für die Migration benötigte Zeit bzw. die Migrationsdauer. Einige dieser Faktoren können verwaltet werden, andere liegen außerhalb der Kontrolle des Migrationsteams. Im Folgenden finden Sie einige einfache Best Practices, mit denen Sie die Geschwindigkeit der Migration in Ihrem Szenario vorhersagen können:

Testen Sie die Migrationsgeschwindigkeit mindestens ein paar Mal, bevor Sie Ihren Zeitplan/Ihre Daten festlegen.

Der einfachste Weg, die Migrationsgeschwindigkeit abzuschätzen, besteht darin, durch Tests Erkenntnisse und Beweise für die erwartete Geschwindigkeit zu sammeln. Bedenken Sie, dass es selbst bei Tests Gründe dafür gibt, dass die Migrationsdauer schwanken kann. Als ExampAllerdings können die Vorhersagen zur Migrationsdauer je nach Größe der getesteten Objekte schwanken file Größen. Also verschiedene haben file Am besten ist es, verschiedene Typen auszuwählen, und es ist wichtig, eine zeitliche Schätzung für die Dauer zu haben.

Verstehen Sie, wie Drosselung und Ratenbegrenzung funktionieren.
SharePoint Online ist eine SaaS-Lösung und eine mandantenfähige Umgebung. Um die Servicequalität für alle Kunden auf gemeinsam genutzter Hardware/Diensten sicherzustellen, implementieren sie Drosselung oder Ratenbegrenzung. Die Drosselungs-Engine von SharePoint Online ist dynamisch. Es kann Zeiten geben, in denen mehr Ressourcen für die Migrationsverarbeitung verbraucht werden können, und es kann Zeiten geben, in denen weitaus weniger Ressourcen verfügbar sind. Es muss eine erhebliche Drosselung erfolgen, damit die Umgebung für alle Mandanten reaktionsfähig bleibt.

Dies stellt eine besondere Herausforderung dar, wenn Sie zu einer SharePoint Online-Zielumgebung wechseln, die aktiv genutzt wird. In Szenarios auf der „grünen Wiese“ ist die Migration vorhersehbarer, aber in aktiv genutzten Umgebungen können Zeitrahmen und Dauer erheblich schwanken und sind viel schwieriger vorherzusagen. Bedenken Sie, dass, wenn Sie eine große Anzahl von Batches oder Sammlungen für die Migration haben, deren Migration Monate oder Jahre dauern kann, dies weitere Herausforderungen mit sich bringt, da die Online-Mandantennutzung mit der Zeit zunimmt, wenn mehr Benutzer darauf umsteigen.

Das Quellsystem und die Migrationshardware können die Dauer beeinflussen.
Die Qualität des Quellsystems und der Migrationshardware wirkt sich positiv oder negativ auf die Dauer aus. Im Alter kommt es durchaus häufig vor file Aufgrund schlechter Leistung oder älterer Hardware kann es zu einer Beeinträchtigung des gesamten Migrationsdurchsatzes durch gemeinsame Nutzung oder ein älteres Dokumentenverwaltungssystem kommen.

4.4. Test-/Validierungsphase
Bei der Migration von Inhalten sollten konsistente und häufige Tests durchgeführt werden. Es sind sowohl automatisierte Tests als auch benutzergeführte Tests anwendbar.

4.4.1. Validierung von Inhalten
Im Wesentlichen gibt es drei Arten von SharePoint-Inhalten: strukturierte Daten (wie Listen und Kalender), Dokumente und Seiten.
Wenn ein dediziertes Migrationstool verwendet wird, ist es wahrscheinlich, dass das Migrationstool Validierungsfunktionen enthält. Das bedeutet, dass Dokumente (und Seiten), die mit einem Migrationstool migriert wurden, nicht einzeln validiert werden müssen. Wenn das Validierungstool meldet, dass ein Dokument migriert und validiert wurde, besteht kaum noch die Notwendigkeit, das Dokument erneut manuell zu validieren.

SharePoint-Seiten werden als ASPX-Dokumente in bestimmten Dokumentbibliotheken gespeichert. Obwohl sie als Dokumente angesehen werden können, gibt es einen wesentlichen Unterschied zu regulären Dokumenten. Eine SharePoint-Seite kann Apps hosten und web Teile. Die meisten Migrationstools können dynamische Inhalte (wie Apps und) migrieren web Teile) in die neue Umgebung, können sie jedoch nicht hinsichtlich Funktionalität und Konfiguration validieren. Das bedeutet, dass jede migrierte SharePoint-Seite manuell validiert werden muss, einschließlich der Validierung jeder eingebetteten App oder web Teil.

4.4.2 Validierung von Workflows
Dedizierte Migrationstools können auch Arbeitsabläufe von der alten Umgebung in eine neue Umgebung migrieren. Dies gilt auch für OOTB-Workflows und SharePoint Designer-Workflows und umfasst je nach Migrationstool eine grundlegende Validierung. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle migrierten Workflows in der neuen Umgebung fehlerfrei laufen.
Normalerweise werden Arbeitsabläufe auf der Grundlage einer detaillierten Beschreibung ihrer Funktionalität erstellt, einschließlich Diagrammen und Anweisungen zum Testen (z. B. Benutzerakzeptanztest). Es wird empfohlen, jeden migrierten Workflow noch einmal auf die gleiche Weise zu testen, wie er vor seiner Bereitstellung in der alten Umgebung getestet wurde. Dies bedeutet, dass die vorhandenen Testanweisungen wiederverwendet werden können, um die Funktionalität des Workflows nach der Migration in die neue Umgebung zu testen.
Workflows, die auf der Grundlage eines bestimmten Migrationspfads migriert werden (z. B. Workflows von Drittanbietern), erfordern eine ähnliche Validierung. Dennoch kann davon ausgegangen werden, dass die Grundfunktionalität von Drittanbieter-Workflows bereits vom Hersteller getestet wurde.

4.4.3 Validierung kundenspezifischer Lösungen
Die Validierung benutzerdefinierter Lösungen ähnelt der Validierung benutzerdefinierter Workflows, wie im vorherigen Abschnitt erläutert. Angenommen, benutzerdefinierte Lösungen werden von SharePoint vor Ort auf eine neuere Version von SharePoint vor Ort (wie SharePoint 2019) migriert. In diesem Fall ist es wahrscheinlich, dass die benutzerdefinierte Lösung in der neuen Umgebung mit nur weniger manuellen Anpassungen funktioniert, was jedoch die Notwendigkeit einer Validierung nicht vernachlässigt.
Angenommen, benutzerdefinierte Lösungen werden in dieselbe Art von Umgebung migriert (z. B. von SharePoint vor Ort zu SharePoint vor Ort). In diesem Fall kann die Validierung der migrierten benutzerdefinierten Lösung auf der Grundlage der Testanweisungen erfolgen, die in der alten Umgebung verwendet wurden. Manchmal erfordern alte Testanweisungen einige Aktualisierungen, um sie an die neuere (und moderne) Umgebung anzupassen.
Benutzerdefinierte Lösungen, die von einer lokalen Umgebung zu SharePoint Online migriert wurden, wurden häufig zuvor neu programmiert oder neu erstellt, was bedeutet, dass sie den Test vollständig bestehen müssen.

4.5. Phase nach der Migration
Die Phase nach der Migration wird häufig vernachlässigt, da Unternehmen sich der in dieser Phase erforderlichen Maßnahmen und ihrer Bedeutung nicht bewusst sind.

4.5.1. Benutzerschulung
Auch wenn es sich bei einer Migration nur um einen Wechsel in eine neue Umgebung handelt (wodurch keine Strukturen verändert werden), benötigt der Benutzer zumindest für die neue Plattform eine maßgeschneiderte Schulung.
Ohne eine angemessene Benutzerschulung gehen viele der Vorteile, die eine Migration bietet, zunichte. In einem der vorherigen Abschnitte habe ich erwähnt, dass ein Unternehmensintranet als ein Tool betrachtet werden könnte, mit dem Mitarbeiter ihre täglichen Geschäfte erledigen. Wenn ein Werkzeug ausgetauscht wird, ist eine Schulung erforderlich, um sicherzustellen, dass das neue Werkzeug mit der bestmöglichen Effizienz verwendet wird.

Normalerweise gibt es drei Benutzergruppen, die eine maßgeschneiderte Schulung benötigen:

• Administratoren
• Site-Eigentümer
• Normale Benutzer

Trainingseinheiten für alle genannten Gruppen sollten sorgfältig geplant werden. Für größere Organisationen ist es sinnvoll, mehrmals im Jahr Benutzerschulungen anzubieten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter so schnell wie möglich eine angemessene Schulung erhalten. Für kleinere Organisationen kann die Erstschulung der Benutzer aufgezeichnet werden. Neue Mitarbeiter erhalten während ihres Onboardings Zugriff auf die Aufzeichnungen.
Benutzerschulungen sollten nicht nur von der IT-Abteilung durchgeführt werden. Oftmals ist es sinnvoll, externe Experten (z. B. professionelle Moderatoren) für die Durchführung der Schulungen einzubeziehen.

4.5.2. Planung der Benutzerakzeptanz
Es gibt hauptsächlich zwei Gründe, warum die Benutzerakzeptanz unerlässlich ist. Jede Organisation muss in der Lage sein zu messen, wie Mitarbeiter ein migriertes Portal nutzen. Hier ist ein Example: Nehmen wir an, ein Grund für die Migration bestand darin, ein verbessertes Sucherlebnis bereitzustellen und Benutzern das schnelle Abrufen von Dokumenten zu ermöglichen. In diesem Fall besteht eine Möglichkeit zur Messung der Benutzerakzeptanz (und des Migrationserfolgs) darin, die Anzahl der Suchanfragen oder die Anzahl der Suchanfragen zu überwachen, die keine Ergebnisse liefern. Diese Erfolgskriterien zu messen ist nicht schwer (da es die kostenlosen gibt). Inhaltspaket „Microsoft 365 User Adoption“.), aber herauszufinden, was die abgerufenen Analysen aussagen und was daraus zu machen ist, kann viel schwieriger sein.
Eine wesentliche Maßnahme im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz besteht darin, nach der Durchführung einer Migration kontinuierlich mindestens die identifizierten Erfolgskriterien zu messen und aus den abgerufenen Analysen geeignete Maßnahmen abzuleiten, um sicherzustellen, dass die Migration weiterhin erfolgreich ist.

4.5.3. Begleitende Aktionen
Neben Benutzerschulungen und Einführungsplanung gibt es noch weitere Maßnahmen. Zu diesen Aktionen gehören (ohne darauf beschränkt zu sein):

• Beratungsstelle: Obwohl die Mitarbeiter eine ordnungsgemäße und maßgeschneiderte Benutzerschulung absolviert haben, werden beim Benutzer zusätzliche Fragen zu Funktionalität oder Geschäftsprozessen auftreten. Es ist sehr wichtig, Benutzer nach einer Migration zu unterstützen, und Benutzer sollten wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben, einen Fehler melden oder einfach nur Feedback geben möchten. Die Vernachlässigung der Bedeutung eines Helpdesks kann zu einer sinkenden Benutzerakzeptanz führen.
• Feedback sammeln: Das Sammeln von Feedback ist keine einmalige Aktion direkt nach der Migration, sondern ein fortlaufender Prozess, einschließlich der Auswertung des Feedbacks, um Maßnahmen einzuleiten, die etwaigen negativen Entwicklungen entgegenwirken sollen.
• Binden Sie Benutzer ein: Ein neues Unternehmensintranet bietet oft die Möglichkeit, die Einbindung der Benutzer zu fördern und Benutzer zu ermutigen, das Unternehmensnetzwerk zu erweitern. Einige Benutzer benötigen möglicherweise zusätzliche Ermutigung, bevor sie das neue Unternehmensintranet wie vorgesehen nutzen. Eine Möglichkeit, das Engagement der Benutzer zu fördern, besteht darin, die Ideen der Gamification zu nutzen. Ein ExampZiel ist es, Fragebögen oder Gewinnspiele zu veröffentlichen, um den Nutzern den spielerischen Umgang mit dem neuen Unternehmensintranet zu zeigen.

4.5.4. Defekte und referenzielle Links reparieren
Beim Wechsel von einem Content Store zu einem anderen wird die URL Muster kann sich ändern. Dies kann dazu führen, dass Dokumente, die in SharePoint (oder dem Quellsystem) aufeinander verweisen, diese Links oder Verbindungen nicht mehr korrekt auflösen können. Die gute Nachricht ist, dass Sie mit vielen Lösungen von Drittanbietern fehlerhafte Links scannen und dann identifizieren können. Mit diesen Tools können Sie häufig auch defekte Links mithilfe dieser Tools ersetzen oder reparieren.

Sie können dies sogar selbst mit Code oder PowerShell tun, wenn Ihr Team sich bei der Arbeit wohl fühlt. Zum Beispielample, dieser Stapelüberlauf-Artikel verweist darauf, wie man PowerShell zum Suchen und Ersetzen schreibt URLWird in großen Mengen in Excel-Formeln verwendet.

RISIKEN ZUM ERFOLG

Mehrere Faktoren können den wahrgenommenen Erfolg der Content-Migrationsbemühungen durch das Projektteam und externe Stakeholder beeinflussen.

• Technische Änderungen vs. organisatorische Änderungen – In den meisten Organisationen übertragen Sie nicht einfach dieselbe Struktur von der Quelle zum Ziel. Sie optimieren, restrukturieren oder verbessern häufig während oder „nach“ der Migration der Inhalte, bevor Sie das Projekt für abgeschlossen oder erfolgreich halten. Die Schwierigkeit hierbei besteht darin, dass das technische Migrationsprojekt oft einen genauen Umfang hat, in der Regel im Rahmen des Budgets läuft und oft pünktlich abgeschlossen wird. Leider sind die organisatorischen Veränderungen/Umstrukturierungen und Optimierungsarbeiten oft nur unzureichend umfangreich, der Umfang der Änderungen übersteigt häufiger das Budget und dauert in der Regel viel länger (was den Zeitrahmen vieler Migrationsprojekte verlängert). Wir empfehlen dringend, diese als zwei Projekte zu behandeln. Ein Migrationsprojekt und Informations-/SharePoint-Optimierungsprojekt. Auf diese Weise können Sie das Optimierungsprojekt besser anders steuern als das klarer definierte technische Migrationsprojekt. Darüber hinaus müssen Sie nach dem Wechsel in die Cloud immer noch von Zeit zu Zeit diese Optimierungsprojekte durchführen (z. B. alle paar Jahre ändern sich unsere Branchen, Unternehmen, Prozesse usw.) – was Investitionen erfordert, wenn wir das Beste aus unserem herausholen wollen Information).
• Allgemeine Erwartungen – Die Migration von Inhalten ist in jedem Projekt eine sehr mühsame Aufgabe, die ein detailliertes Auge und Engagement für den erforderlichen Aufwand erfordert. Oft wird erwartet, dass der Inhalt mit wenig Aufwand verschoben werden kannview oder nachträgliches Eingreifen. Angesichts der Tatsache, dass eine Neugestaltung der Website das Verschieben von Inhalten an neue Standorte umfasst, ist es sinnvoll, dies zu tuntagAufgrund neuer Funktionen und Fähigkeiten sowie allgemeiner Verbesserungen des Erscheinungsbilds ist dies keine faire Erwartung. Das Projektteam ist sich dessen meist durchaus bewusst und hat entsprechende Erwartungen. Allerdings verfügen externe Stakeholder oder Teammitglieder, die nur zur Migration herangezogen werden, möglicherweise nicht über dieses Maß an Verständnis. Für den wahrgenommenen Erfolg der Migration ist es äußerst wichtig sicherzustellen, dass die Erwartungen mit allen Gruppen übereinstimmen.
• Wann sollte der Inhalt review – Ermittlung der besten bzw. effizientesten Inhalte bzglview Das Timing wird tendenziell zum Problem. Da es zeitaufwändig ist, ist es schwierig, externe Stakeholder davon zu überzeugen, es erneut zu tunview Überprüfen Sie den Inhalt im Voraus, um sicherzustellen, dass er den Umzug auf die neue Website rechtfertigt. Es besteht eine häufige Versuchung zu sagen: „Wir migrieren zur aktuellen Site in das neue System/den neuen Dienst, und dort wird es einfacher sein, aufzuräumen.“
  Leider funktioniert dies in der Praxis selten. Sobald die neue Website online ist, lässt der Druck, den Inhalt zu bereinigen, nach, Seiten werden verwaist und Inhaltsaktualisierungen konzentrieren sich auf die Gegenwart und Zukunft und nicht auf die Vergangenheit. Wenn dieser Ansatz gewählt wird, sollten Sie zumindest herausfinden, was in der Schwebe gehalten werden kann, um es später „zu bereinigen“, damit teure Migrationsressourcen maximiert werden, und eine Strategie entwickeln, um die „Reste“ anzugehen.
  Auch wenn eine Anpassung vor dem Umzug optimal sein mag, bietet die neue Technologie von SharePoint einen großen Nutzen. In vielen Fällen tragen Suche, Nutzungsanalyse und mehr wesentlich dazu bei, die alte und ungenutzte Sichtbarkeit zu verbessern. Zum Beispielample, wenn eine Organisation von a umzieht file Beim Teilen mit SharePoint gab es für sie keine Möglichkeit zu erkennen, welche Inhalte noch vorhanden sind viewHrsg. Dennoch können Sie in SharePoint nachweisen, ob einige Inhalte vorhanden waren viewed, da es migriert wurde, um es endgültig zu entfernen/löschen oder gegebenenfalls zu archivieren.
• Auswahl des richtigen Ansatzes und der richtigen Werkzeuge – Analysieren Sie zunächst den Inhalt und definieren Sie einen Migrationsansatz. Der Migrationsansatz und das Migrationstool sollten der Menge und dem Umfang des Inhalts sowie den Anforderungen der Zielumgebung entsprechen (Microsoft 365 example). Die Auswahl des falschen Tools oder die Nichtauswahl des Tools vor Beginn der Migration kann zu erheblichen Nacharbeiten führen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt ausreichend aufgeschlüsselt haben – Vorausgesetzt, Sie verwenden ein Migrationstool; Sie müssen Ihre Inhalte in verschiedene Abschnitte unterteilen und den Inhalten Eigentümer zuweisen. Organisieren Sie den gesamten Inhalt. Wir haben Tabellenkalkulationen, SharePoint-Listen und sogar eine Access-Datenbank verwendet, die möglicherweise funktioniert, sodass Sie alles an einem Ort verwalten können. Geschieht dies nicht, ist der Detaillierungsgrad nicht spezifisch oder tief genug, und häufig werden wichtige Bereiche, die bewertet oder getestet werden sollten, erst nach der Migration und manchmal dem Start der Website übersehen. Abwägen zwischen dem Detaillierungsgrad der Aufschlüsselung und dem, was sinnvoll istview kann eine Herausforderung sein. Versuchen Sie im Idealfall immer, so viel wie möglich aufzuschlüsseln, basierend auf Zeitrahmen, Budget und Ressourcenbeschränkungen.
• Validieren Sie die Zielbereitschaft – Stellen Sie sicher, dass das Kontingent und der Speicher groß genug sind, dass Sie über ausreichende Lizenzen verfügen, und stellen Sie sicher, dass die Funktionen/Fähigkeiten vor der Migration nicht eingeschränkt, ausgeschaltet oder deaktiviert sind. Dies sollte FRÜH in der Bewertungsphase erfolgen, da die Anpassung dieser Einstellungen/Konfigurationen in größeren globalen Organisationen einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
  Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig es ist, Bandbreite, Identität, Sicherheit und andere Konfigurationen zu validieren, die verfügbar und für die Migration bereit sind.
• Testen Sie Migrationen und erhalten Sie eine zeitliche Schätzung – Führen Sie Scheinmigrationen durch und testen Sie die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass Inhalte ankommen. Dies ist auch die beste Möglichkeit, vorherzusagen, wie lange eine Migration dauern wird. Die Testmigration sollte in Ihren Systemen erfolgen. Dies hilft bei der Identifizierung von Sicherheits-, Benutzerkonto- oder Netzwerkproblemen, die Migrationen behindern könnten (aber außerhalb der Kontrolle eines Benutzers liegen).
  Rechnen Sie immer damit, dass die Migration länger dauern wird, und budgetieren Sie Ihren Zeitplan konservativ, damit Sie nicht überrascht sind, wenn eine Migration länger dauert, da mehr Benutzer auf das Zielsystem zugreifen (insbesondere bei größeren/längeren Migrationen).
• Abmeldung der Migration – Wenn möglich, sollten Sie mit der Migration erst beginnen, wenn Ihre IA gesperrt, implementiert und vom (internen) Client genehmigt wurde. Wenn Sie zu früh beginnen, bekommen Sie ein bewegliches Ziel und stoßen aufgrund der Koordination und mangelnder Planung/Vorbereitung auf neue Auswirkungen auf weitere Fehler. Bei engen Fristen drängen interne Kunden manchmal darauf, früher zu beginnen (bevor Sie bereit sind), aber das ist nicht ratsam. Durch einen schrittweisen Ansatz mit schrittweiser Genehmigung kann dieses Risiko häufig gemindert werden.
  Wenn Sie den Migrationszeitplan verkürzen müssen, achten Sie darauf, nach der Migration eine obligatorische Folgephase zur Optimierung/zusätzlichen Unterstützung einzuplanen (vorausgesetzt, Sie können mit den Budgets kreativ sein).

Die wichtigsten Erkenntnisse

Erfolgreiche Migrationen nutzen die in diesem Whitepaper aufgeführten Best Practices – vor, während und nach dem Migrationsprozess. Wie bei jeder Migration müssen Sie das Altsystem und seine Zuordnung zu SharePoint ordnungsgemäß planen und analysieren. Sie müssen die Zielumgebung auf den neuen Inhalt und die neue Nutzung vorbereiten. Sie müssen sicherstellen, dass die Migration zu möglichst geringen Unterbrechungen für die Benutzer führt. Schließlich müssen Sie sicherstellen, dass die neue SharePoint-Architektur heute und in Zukunft ein besseres Erlebnis gewährleistet.

• Investieren Sie in ein besseres Verständnis Ihrer Inhalte und ihrer heutigen Verwendung.
• Investieren Sie in mehr Migrationsplanung für eine erfolgreichere Migration.
• Investieren Sie größere Beträge in Aktivitäten nach der Migration wie Support, Einführung und Änderungsmanagement.
• Investieren Sie in mehr Fachwissen, indem Sie diese Arbeit nicht alleine oder ohne einen Experten erledigen. Finden Sie einen Freund oder Partner, der das schon einmal gemacht hat und weiß, was ihn erwartet.

Es ist nicht immer einfach, und deshalb haben wir unser Bestes getan, um einige Ratschläge zu geben, die Ihnen helfen könnten. Bis dahin wünschen wir unserem gesamten Team und der gesamten SharePoint-Community viel Glück bei Ihrer Migration.

NOTIZ: Wir haben in diesem Whitepaper versucht, unsere Dienstleistungen nicht hervorzuheben, aber dies ist ein Thema, das uns am Herzen liegt und bei dem wir vielen Organisationen helfen. Bitte zögern Sie nicht, uns anzurufen Hallo@2toLead.com wenn Sie an einer zusätzlichen Beratung oder Unterstützung durch unser Expertenteam interessiert sind; Es schadet nie zu fragen.

RESSOURCEN

Für die Erstellung dieser Whitepapers nutzen wir unsere langjährige Expertise. Wir haben aus unseren preisgekrönten Bemühungen und gemeinsam mit unseren Freunden in der Microsoft 365-Community gelernt. Wir möchten beide im folgenden Abschnitt hervorheben.

7.1. Unsere Whitepapers und zugehörigen Ressourcen
Einige unserer beliebten (und umfassenden) Whitepapers:

Die häufigsten Probleme mit der Ausbreitung von SharePoint und Teams und wie man sie findet

Dieses eBook deckt acht der häufigsten Zersiedelungsprobleme ab, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind. Diese Probleme plagen Unternehmen überall und ihre Lösung ist entscheidend, um den Zeitaufwand und die Kosten der Mitarbeiter zu erhöhen. Sie erhalten nicht nur einen Einblick in die Möglichkeiten, diese Probleme zu lösen, sondern erfahren auch, warum diese Probleme sowohl für die IT als auch für Endbenutzer wichtig sind.

Kernthemen des E-Books

• Die Ausbreitung digitaler Arbeitsplätze verstehen
• Die häufigsten Sprawl-Probleme und wie man sie löst

Microsoft 365-Intranets: Was Sie wissen müssen
Das Whitepaper mit mehr als 160 Seiten bietet alles, was Sie wissen müssen, um Microsoft 365-Intranets und digitale Arbeitsplätze erfolgreich zu nutzen ampBringen Sie die interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf ein neues Niveau.

Kernthemen des Whitepapers

• Grundlegendes zu den Kommunikations- und Kollaborationstools von Microsoft 365
• Vorteile eines Microsoft 365-Intranets und eines digitalen Arbeitsplatzes
• Best Practices in den Bereichen Technologie, Design und Führung

Externe Freigabe mit Office 365: Was Sie wissen müssen
Das Whitepaper mit mehr als 30 Seiten beschreibt alle wichtigen Entscheidungen und wie man sie trifft, wenn es darum geht, die externe Freigabe in Office 365 zu ermöglichen und wann/wo Sie diese Funktionen möglicherweise konfigurieren oder erweitern möchten.

Was Sie erwartet

• Externe Freigabeentscheidungen und Anleitung
• Externe Freigabe und Roadmap für externe Benutzer

„Wann was zu verwenden ist“ in Office 365
Das Whitepaper mit mehr als 70 Seiten ist ein Leitfaden zur Bereitstellung der richtigen Unternehmensbenutzerführung für Office 365.

Was Sie erwartet

• Welches Tool wann: Optionen, Szenarioempfehlungen und Bspamples

Messung der geschäftlichen Auswirkungen und des ROI von Office 365
Das Whitepaper mit mehr als 60 Seiten beschreibt viele wichtige Überlegungen zur Messung der Auswirkungen von Office 365 auf ein Unternehmen und erläutert gleichzeitig, wie Office 365 heute effektive Berichtsfunktionen bietet.

Was Sie erwartet

• Geschäftsziele verstehen und ausrichten
• Geschäftsauswirkungen und ROI durch Office 365 Capability Mapping
• Geschäftsauswirkungen und ROI-Berechnung und -Messung Bspamples

Förderung der Einführung und Nutzung von Office 365: Was Sie wissen müssen

Das Whitepaper mit mehr als 70 Seiten beschreibt alle wichtigen Überlegungen bei der Planung und Verbesserung der Office 365-Technologie und der Endbenutzereinführung.

Was Sie erwartet

• Best Practices für die Einführung vorantreiben
• Umfassende Anleitung zum Aufbau einer effektiven Einführung Campaign
• Checkliste für Adoptionsaktivitäten

Viele andere großartige Ressourcen und sampDateien finden Sie auf unserer Ressourcenseite unter und werden dort regelmäßig veröffentlicht http://Office365Resources.com.

7.2. Empfohlene Branchenperspektiven
Es gibt tolle Berichte und Artikel darüber, was es Neues in Intranets gibt, was innovativ ist und was ein preisgekröntes Intranet ausmacht. Suchen Sie nach weiteren interessanten Perspektiven, was ein gutes Intranet ausmacht? Schauen Sie sich unbedingt die neuesten Trends in beliebten Jahresberichten wie an Bericht von Nielsen Norman über Intranet-Design, Bericht von Step Two über Intranet-Innovationen, das durchaus lesenswert ist. Wir fühlen uns geehrt, ein Team aus Neilson Norman, Step Two und verschiedenen anderen Preisträgern sowie anderen unglaublichen Branchenexperten zusammengestellt zu haben.

Wir ziehen unseren Hut vor anderen Branchenexperten
Wie bereits erwähnt, haben wir auch einige talentierte Experten kennengelernt, denen wir bei mehr als einer Gelegenheit in der Community im Allgemeinen oder bei den vielen Microsoft 365-Veranstaltungen weltweit begegnet sind. Wir möchten sie hier näher beleuchten.

Susan Hanley
„Sue ist eine anerkannte Expertin für Design, Entwicklung und Implementierung erfolgreicher Portallösungen mit Spezialisierung auf Microsoft SharePoint. Seit 2015 ist Sue als Microsoft MVP für Office Apps und Services anerkannt. Sie ist eine häufige Autorin und Rednerin zu den Themen Aufbau effektiver kollaborativer Portale, Portal-Governance, Benutzerakzeptanz und Informationsarchitektur sowie zum Aufbau von Praxisgemeinschaften und zur Messung des Werts von Investitionen in Wissensmanagement.“

Michal Pisarek
„Michal Pisarek, CEO von Orchestry Software, ist ein Microsoft SharePoint MVP, eine Auszeichnung, die an Experten in der Microsoft SharePoint-Community für die Weitergabe ihrer Leidenschaft, ihres technischen Fachwissens und ihres praktischen Wissens verliehen wird. Er gilt als Vordenker im SharePoint-Bereich, hält regelmäßig Vorträge auf vielen internationalen Veranstaltungen und wird in Veröffentlichungen und Präsentationen von Organisationen wie Gartner und StepTwo erwähnt.“

Joanne C. Klein
Ein wichtiger Bereich, auf den Joanne sich konzentriert: „… sind die Microsoft 365-Tools, die Unternehmen dabei helfen sollen, ihre unstrukturierten Inhalte zu schützen, aufzubewahren und zu sichern, die jetzt in exponentiellem Tempo produziert werden.“ Dies ist ein wichtiger Wandel für Unternehmen und ihre Informationsmitarbeiter am modernen, digitalen Arbeitsplatz von heute.“

Vlad Catrinescu
„Vlad ist seit 2013 außerdem ein Microsoft Most Valuable Professional (MVP) und hat seinen eigenen Blog unter https://VladTalksTech.com. Er gibt sein Wissen auch weiter, indem er auf Konferenzen auf der ganzen Welt und bei lokalen Gemeinschaftsveranstaltungen spricht. Vlad wird oft als Experte für andere branchenbezogene Themen vorgestellt webWebsites und Blogs.“

Über 2toLead

2toLead wird von seinen Kunden und Mitarbeitern als großzügiges Microsoft-Beratungsunternehmen bezeichnet. 2toLead beschäftigt vertrauenswürdige, leidenschaftliche und erfahrene Berater, die hart daran arbeiten, die anspruchsvollsten Geschäfts- und Technologieprobleme unserer Kunden zu lösen.

Ausgezeichnete Erfahrung, hier, um zu helfen
Ganz gleich, ob Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 neu beleben oder darüber nachdenken, Ihre Reise zu beginnen, Microsoft 365 ist eine todsichere Möglichkeit, die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Microsoft 365 sofort einsatzbereit ist bereits ein gewaltiger Schritt in die richtige Richtung, aber der VorteiltagMit der richtigen Anleitung kann es astronomische Ausmaße annehmen. Wir sind gerne die Berater, die Sie zu Ihrem optimalen digitalen Arbeitsplatz führen. Unser Team ist bereit, Ihnen zu zeigen: „Sie werden unsere Arbeitsweise lieben.“ Zusammen."

Die drei wichtigsten Möglichkeiten, wie 3toLead seinen Kunden hilft

ERHÖHEN SIE DIE AKTION indem Sie weit über die einfache Bereitstellung der Dinge hinausgehen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen proaktiv den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Technologieinvestitionen zieht.
ERFAHRUNGEN UND ENGAGEMENT VERBESSERN indem Sie verstehen, wo, wie und warum Benutzer mit Ihrem Unternehmen interagieren und gleichzeitig erstklassige Portale, soziale Netzwerke usw. aufbauen webWebsites, die Ihre Kunden, Partner und Benutzer lieben.
NUTZEN SIE DIE CLOUD Reduzieren Sie Kosten, verbessern Sie die geschäftliche Agilität und die Fähigkeiten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens, indem Sie Cloud-Technologien wie Office 365 und Azure nutzen.

Für weitere Informationen:

• Besuchen Sie unsere webSeite unter www.2toLead.com
• Folgen Sie uns auf LinkedIn
• Like uns auf Facebook
• Folgen Sie uns auf Twitter @2toLead

Kanwal Kchipple
Kanwal, Gründer und CEO von 2toLead, ist ein führender User Experience-Experte in der SharePoint-Branche mit Erfahrung im Aufbau preisgekrönter Portale und fortschrittlicher Lösungentage der Cloud-Plattform von Microsoft (SharePoint, Microsoft 365 und Azure). Kanwals Streben nach Erfolg als kreativer und technischer Leiter von Projekten hat ihm den Neilson Norman Award für die Top 10 Intranets (2014 und 2015) eingebracht.

Kanwals Leidenschaft besteht darin, bei der Neugestaltung von Intranets für die meisten der größten Marken der Welt weiterhin Innovationen im Bereich Benutzererfahrung voranzutreiben. Er predigt weiterhin über die Bedeutung des Designs, bei dem die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund steht. Kanwals Drang, Wissen zu teilen, hat ihn zu einer prominenten Persönlichkeit innerhalb der SharePoint-Community gemacht. Aufgrund seiner Leidenschaft und seines Engagements bei vielen Community-gesteuerten Veranstaltungen, einschließlich der Gründung erfolgreicher Benutzergruppen in Kanada und den USA, wurde Kanwal von Microsoft als SharePoint MVP (2009 bis 2020) und als Microsoft 365 MVP (2014–2021) anerkannt. . Er ist außerdem Mitautor eines Buches über Pro SharePoint 2013 und Responsive Web Entwicklung http://amzn.to/sp2013rwd

Wenden Sie sich gerne an ihn, wenn Sie Ihr Projekt besprechen möchten, eine Idee von ihm umsetzen möchten oder einfach nur Kontakt zu einem freundlichen Technologen aufnehmen möchten.

http://www.twitter.com/kkhipple
www.LinkedIn.com/in/KanwalKhipple
www.Slideshare.net/kkhipple
+1-416-888-7777
Kanwal@2toLead.com

RICHARD HARBRIDGE
Richard ist Chief Technology Officer und Eigentümer von 2toLead. Richard arbeitet als vertrauenswürdiger Berater für Hunderte von Organisationen und hilft ihnen, ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen, die sie ergreifen sollten, um zu wachsen und ihre ehrgeizigen Ziele zu erreichen.
Richard bleibt bei seiner Arbeit praxisnah und hat Hunderte von Geschäfts- und Technologielösungen geleitet, entworfen und implementiert, die Unternehmen bei der Transformation geholfen haben – digital und organisatorisch. Richard hat eine Leidenschaft dafür, Organisationen dabei zu unterstützen, mehr zu erreichen, sei es dabei, einer Organisation dabei zu helfen, etwas Schönes aufzubauen webWebsites, um großartige Inhalte und soziale Strategien zu unterstützen oder einer Organisation dabei zu helfen, neue Cloud- und Mobiltechnologien zu nutzen, um ihren Mitgliedern oder den Communities, denen sie dienen, einen besseren Service zu bieten.
Richard ist Autor und ein international anerkannter Experte für Microsoft-Technologie, Marketing und professionelle Dienstleistungen. Als gefragter Redner hatte Richard oft die Gelegenheit, seine Erkenntnisse, Erfahrungen und Ratschläge zu Branding, Partnermanagement, sozialen Netzwerken, Zusammenarbeit, ROI, Technologie-/Prozesseinführung und Geschäftsentwicklung auf zahlreichen Branchenveranstaltungen weltweit zu teilen. Wenn Richard nicht gerade auf Branchenveranstaltungen spricht, arbeitet er mit Microsoft, Partnern und Kunden als Berater für Unternehmen und Technologie zusammen, ist Mitglied mehrerer Ausschüsse, leitet Benutzergruppen und ist Vorstandsmitglied des Microsoft Community Leadership Board.

http://www.twitter.com/rharbridge
http://www.LinkedIn.com/in/rharbridge
www.Slideshare.net/rharbridge
+1-416-300-3678
richard@2toLead.com

NUR DER ANFANG

Wir haben über 100 Organisationen dabei geholfen, stärkere Intranets und interne Kommunikation aufzubauen.
Unter der Anleitung unserer mehrfachen Microsoft MVPs und Neilson Norman Award-Gewinner würden wir Ihnen gerne zeigen, wie wir Ihr Intranet und Ihren digitalen Arbeitsplatz verbessern können.
Ihre Reise zu einem besseren digitalen Arbeitsplatz beginnt mit einer kostenlosen zweistündigen Bewertung Ihres digitalen Arbeitsplatzes, ohne Verpflichtungen oder Verpflichtungen.

DER ERSTE SCHRITT ZU EINER REIBUNGSLOSEN MIGRATION

Sie werden unsere Arbeitsweise lieben.
ZUSAMMEN.

Dokumente / Ressourcen

SharePoint-Migration zu SharePoint Online und On Prem [pdf] Benutzerhandbuch Migration zu SharePoint Online und On Prem, Migration zu SharePoint Online und On Prem, Online und On Prem, On Prem

Verweise

• Bedienungsanleitung